• Software direct downloaden
  • Binnen 5 minuten in uw mail, 24/7
  • Originele softwarelicenties
Helpdesk

085 041 0600 9:30-22:00

Efficiënt bestanden beheren in Windows 10

Het is altijd irritant als u niet kunt vinden wat u zoekt. Kost het altijd veel tijd voordat u een bestand heeft gevonden op uw Windows 10 computer? Of heeft u soms helemaal geen idee meer waar u een bepaald bestand heeft opgeslagen? Dan wordt het tijd om efficiënter bestanden te beheren. Het correct opslaan van documenten en een logische structuur aanhouden bespaart u veel tijd. Wilt u nooit meer een bestand, video of foto kwijt raken op de computer? Volg dan deze tips om altijd overzicht te bewaren over de bestanden die op uw harde schijf staan.

Direct beginnen!

Mogelijk lijkt het veel tijd en moeite te kosten om computerbestanden efficiënt te beheren. U moet immers voor u zelf bepaalde regels bedenken én u moet zich houden aan de bedachte structuur. Het klinkt lastig, maar het omgekeerde is waar. Wanneer u niet direct begint met het aanhouden van een logische structuur, kan het in de toekomst alleen maar meer problemen veroorzaken. Want hoe meer documenten u op onlogische plekken opslaat, hoe groter de kans is dat u deze bestanden niet meer terug kunt vinden.

Een juiste folderstructuur

We benoemden het al even: Het gebruik van folders is essentieel wanneer u overzicht wil houden over al uw documenten. Een bijbehorende folderstructuur valt hierbij samen. Er bestaan diverse manieren om uw folders te structureren. Om te beginnen is het mogelijk om bestanden op te slaan per categorie. Denk bijvoorbeeld aan uw vakantiefoto’s. U kunt eerst een folder maken genaamd ‘Vakantiefoto’s’. Daaronder vallen vervolgens de folders van bestemmingen zoals ‘Spanje 2019’, ‘Italië 2016’, ‘Frankrijk 2014’ etc. Als laatste kunt u folders aanmaken voor specifieke steden zoals bijvoorbeeld ‘Malaga’, ‘Barcelona’ en ‘Madrid’.

Een andere optie is om folders aan te maken gebaseerd op datum. In het algemeen wordt dit afgeraden, maar in specifieke gevallen kan het nuttig zijn. Mogelijk moet u bijvoorbeeld dagrapportages overzichtelijk bewaren. Of maakt u dagelijks foto’s van één object en wilt u deze op datum bewaren. Let er echter wel op dat u dan altijd moet zoeken op datum en dat de foldernaam verder weinig zegt over de inhoud.

strcutuur folders Windows 10

Hoewel folders zeker van belang zijn, kunt u beter niet doorslaan in het maken van nieuwe folders. Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van de vakantiefoto’s. Hier is de onderste map de stad die u tijdens de bestemming heeft bezocht (bv. Rome). U zou er vervolgens nog voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld per bezienswaardigheid of maaltijd een map aan te maken. Maar zoals u misschien al wel merkt, wordt het dan allemaal wel erg specifiek. Hierdoor wordt het juist lastiger om de juiste vakantiefoto te vinden.

De laatste tip is om folders altijd op te slaan onder 'Deze computer' > 'Documenten'. Dus nooit op uw bureaublad! behalve dat het bewaren van documenten op het bureaublad chaotisch oogt, zorgt het er ook nog eens voor dat de computer trager opstart,

Een goede beschrijving

Uw bestanden en folders een correcte beschrijving geven, zorgt er verder voor dat u bestanden sneller weer kunt vinden. Zorg er om te beginnen voor dat de beschrijving logisch is. Heeft u bijvoorbeeld een verslag over efficiënter werken op de werkvloer, dan kan de bestandsnaam ‘efficenter-werken-werkvloer.docx’ zijn. Door gebruik te maken van relevante steekwoorden, blijft het altijd duidelijk wat de inhoud is van het document.

Zorg  er verder voor dat u folders en bestanden een korte beschrijving geeft. Een aanrader is om maximaal 4 woorden te gebruiken. Verder is het voor het overzicht fijner om consistent te zijn. Wanneer u eerst ‘efficenter-werken-werkvloer.docx’ gebruikt en vervolgens ‘TrainingenVoorMedewerkers.docx’ komt dit de vindbaarheid van de bestanden niet ten goede.

Bestanden beheren

De laatste tip is om geen gedupliceerde versies van bestanden te bewaren. Bij iedereen komt het volgende fenomeen waarschijnlijk wel bekend voor: ‘verslag_v1’, ‘verslag_v2’, ‘verslag_Final’, ‘verslag_nu_echt_FINAL.’ etc. etc… Behalve dat de beschrijving onduidelijk is, zorgt het ook nog eens voor verwarring. Tenzij het écht nodig is om alle versies te bewaren, is het advies om alleen de meest recente versie van een bestand te bewaren op uw Windows 10 computer. Hierdoor kunt u het bestand sneller terugvinden.

View veranderen

Wanneer u een folder heeft geopend kan het soms lastig zijn om direct het document te vinden dat u zoekt. Een handige optie is om het ‘Beeld’ te veranderen van de map, zodat u een betere kijk heeft op de inhoud van een folder. Open om te beginnen de map en klik vervolgens met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte van de folder. Selecteer daarna ‘Beeld’. Vervolgens kunt u kiezen uit meerdere opties.

De optie ‘Grote pictogrammen’ geeft bijvoorbeeld in  kleiner formaat de inhoud weer foto’s en video’s. Ideaal dus wanneer u snel een specifieke foto zoekt. Dankzij de functie ‘Lijst’ worden bestanden juist compact onder elkaar gezet. Deze optie is nuttig wanneer u bijvoorbeeld een goed gevulde folder wilt doorzoeken op bestandsnaam.

Bestanden altijd archiveren

De laatste tip om bestanden efficiënter te beheren binnen Windows 10 is om een back-up te maken in de cloud. Helaas kan het altijd gebeuren dat een harde schijf crasht. Hoe goed uw bestanden dan ook gesorteerd zijn, door een crash kunt u al uw bestanden in één klap kwijtraken. Gelukkig bestaan er tegenwoordig diverse (gratis) cloud applicaties zoals Dropbox en Google Drive, waar u uw bestanden kunt opslaan. Mocht de harde schrijf van uw Windows 10 computer ooit defect gaan, dan zijn uw bestanden alsnog veilig. Uiteraard is het wel verstandig om óók daar bovenstaande tips te gebruiken om bestanden efficiënt te beheren.

  1. SoftwareLicense4u KVK: 65608399 BTW: NL856184081B01IBAN: NL02BUNQ2206183161 Alle genoemde prijzen zijn inclusief btw