• Software direct downloaden
  • Binnen 5 minuten in uw mail, 24/7
  • Originele softwarelicenties
Helpdesk

085 041 0600

6 onmisbare tips voor Microsoft Outlook (in 2019)

Grote kans dat uw tijdens uw werk gebruik maakt van Microsoft Outlook. Niet zo vreemd, want Outlook is een van de beste en meest populaire e-mailapplicaties ter wereld. De software wordt dan ook door organisaties wereldwijd gebruikt. Gebruikt u Outlook echter alleen maar om e-mails te versturen en ontvangen? Dan benut u lang niet de volledige potentie! SoftwarseLicense4U geeft u graag 6 tips zodat u sneller en efficiënter kunt werken dankzij Microsoft Outlook.

1. Sneltoetsen Outlook

Efficiënter werken in Outlook begint met… het kennen van de belangrijkste sneltoetsen! Net als alle andere apps van Microsoft kunt u sneller werken in Outlook dankzij handige sneltoetsen. Deze toetscombinatie zijn voor handig voor veel gebruikte handelingen zoals het antwoorden op een e-mail of het versturen  van een nieuw bericht.

Met de combinatie Alt + S verzendt u snel een e-mailbericht, met de toetsencombinatie Alt + R reageert u op alle personen die in de ontvangstlijst staan. En de combinatie Ctrl + R kunt u gebruiken om snel te reageren op een e-mail die u al heeft ontvangen.

2. Maak een handtekening

Verstuurt u dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails? Dan is de kans groot dat u regelmatig zaken zoals de afsluiting en uw naam of functie onder het Outlook-bericht moet zetten. Denk aan:

“Met vriendelijke groet,

Jan Jansen
Directeur - Jansen en Janssen BV”

Een dergelijke tekst hoeft u niet constant opnieuw in te typen. Met behulp van een Outlook handtekening wordt uw persoonlijke, afsluitende tekst standaard toegevoegd.  Om een handtekening toe te voegen opent u eerst een nieuw e-mailbericht. Klik vervolgens op Bericht > Handtekening > Handtekeningen.

Selecteer de handtekening die u wilt maken of bewerken. Selecteer Nieuw en bedenk een naam voor de handtekening. Klik daarna op Handtekening bewerken  en bedenk uw persoonlijke handtekening. Druk op OK.

 GA nu naar Standaardhandtekening kiezen. Selecteer het e-mailadres en kies de standaardhandtekening die u wilt toevoegen. Selecteer onder Nieuwe berichten en Antwoorden en doorgestuurde berichten of de handtekening altijd moet worden toegevoegd. Klik op OK om de Outlook handtekening op te slaan.

3. E-mailbericht inplannen

Soms is het handig om een e-mailbericht op een later moment te versturen. Bijvoorbeeld omdat het bericht op de verjaardag van iemand moet worden verstuurd of omdat er een bepaalde deadline is. Met de volgende Microsoft Outlook tip wordt het eenvoudig om berichten in te plannen.

Office Outlook tips

Begin eerste met het opstellen van ene e-mailbericht. Klik vervolgens op Label > Meer opties. Onder Bezorgingsopties vindt u het vakje Niet bezorgen vóór. Voor hier de gewenste afleverdatum en het gewenste aflevertijdstip in van het e-mailbericht.  Klik vervolgens op Sluiten.

Wanneer u nu op Verzenden klikt zal het bericht pas worden verzonden op het door u ingestelde moment. Tot die tijd blijft het bericht in Postvak UIT staan.

4. Gebruik automatische regels

Tijdens het werk ontvangt u een breed scala aan e-mailberichten. En helaas zijn niet alle berichten even relevant. Sommige e-mails zijn standaardberichten van bijvoorbeeld CRM of CMS systemen. Andere berichten worden automatisch doorgestuurd van het bedrijfsintranet. Verder kunt u denken aan ‘grappige’ mails van collega’s. En dan bestaan er nog de serieuze e-mails waar u daadwerkelijk snel iets mee moet doen.

Zonder de juiste instellingen verschijnen al deze e-mails gewoon in uw inbox. Hierdoor wordt uw inbox een grote chaos en blijft u constant bezig om mails handmatig te openen, verwijderen of verplaatsen.  Gelukkig kan dit makkelijker met de volgende Outlook tip!

In Microsoft Outlook is het mogelijk om regels aan te maken, zodat specifieke berichten worden verplaatst naar door u gecreëerde folders. Klik eerst met de rechter muisknop op een bericht in uw inbox en selecteer Regels > Regels maken.

Kies vervolgens de vereisten waar de regels aan moet voldoen. Krijgt u bijvoorbeeld dagelijks notulen van een vergadering? Zet dan onder Onderwerp bevat “notulen”, waarna al deze e-mails standaard naar één map worden verplaatst. Verder kunnen ook e-mails van specifieke afzenders (Bv. Intranet of een CRM-systeem) naar een map worden verplaatst. Of selecteer dat alle berichten waar u in de CC staat standaard in een map worden gezet.

5. E-mail sjabloon opzetten

Krijgt u elke dag of week vragen of verzoeken die u met hetzelfde standaard antwoord kunt beantwoorden? Dan verdoet u veel waardevolle tijd door telkens een nieuw bericht te typen. Met behulp van Outlook sjablonen kunt u namelijk snel een standaardbericht opzetten en versturen.

Klik in het menu Start  eerst op Nieuwe e-mail. Voor nu eerst het hoofdtekstgedeelte (dus: de standaard tekst) in en klik dan op Bestand > Opslaan Als. Selecteer in de lijst Opslaan Als op de tekst  Outlook-sjabloon. Typ een naam in voor het sjabloon en klik dan op Opslaan.

Outlook tips trucs

Een Sjabloon versturen doet u via Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen. Ga vervolgens naar Formulier kiezen > Zoeken in > Gebruikerssjablonen in bestandssysteem. Selecteer vervolgens in de map het sjabloon dat u wilt gebruiken. Klik daarna op Openen en voeg de geadresseerde toe in het e-mailbericht. Vervolgens kunt u het bericht versturen. 

6. Back-up maken van Outlook

E-mailberichten kunnen soms ontzettend waardevol zijn voor uzelf of voor uw organisatie. Het gebeurt immers regelmatig dat u belangrijke bestanden ‘bewaart’ in uw mailbox, en deze niet opslaat op uw computer of een (externe) harde schijf. Vooral in zulke gevallen is het bijna essentieel om regelmatig voor een back-up van uw e-mails te zorgen.

Om een back-up te maken gaat u naar Bestand > Openen > Importeren/exporteren. Kies vervolgens voor de optie Naar een bestand exporteren en klik op Volgende. Kies nu Outlook-gegevensbestand > Volgende. Selecteer de naam van het e-mailaccount dat u wilt exporteren en selecteer de optie Submappen openen.

Selecteer de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen en kies OK om de actie uit te voeren. Vervolgens wordt er een back-up gemaakt van uw e-mailaccount. Let op: afhankelijk van de hoeveelheid aanwezige e-mails en bestanden kan dit enige tijd in beslag nemen.

Sneller werken met Outlook 2019

We hopen dat u dankzij deze Microsoft Outlook tips efficiënter gaat werken met deze populaire e-mailapplicatie. Wilt u op verzekerd zijn van de nieuwste functionaliteiten binnen Outlook? Kies dan bij SoftwareLicense4U voor een Outlook 2019 of Office 2019 licentie. U ontvangt de 100% originele en ongebruikte product key binnen 5 minuten via e-mail.

  1. SoftwareLicense4u KVK: 65608399 BTW: NL856184081B01IBAN: NL91RABO0191893420 Alle genoemde prijzen zijn inclusief btw