Dateien in Windows 10 effizient verwalten

DATEIEN IN WINDOWS 10 EFFIZIENT VERWALTEN

Es ist immer ärgerlich, wenn Sie nicht finden können, was Sie suchen. Dauert es immer sehr lange, bis Sie eine Datei auf Ihrem Windows 10 Computer finden? Oder haben Sie manchmal keine Ahnung, wo Sie eine bestimmte Datei gespeichert haben? Dann ist es an der Zeit, Dateien effizienter zu verwalten. Dokumente richtig zu speichern und eine logische Struktur beizubehalten, spart Ihnen eine Menge Zeit. Möchten Sie nie wieder eine Datei, ein Video oder ein Foto auf Ihrem Computer verlieren? Dann befolgen Sie diese Tipps, um immer den Überblick über die Dateien auf Ihrer Festplatte zu behalten.

Sofort beginnen

Es mag den Anschein haben, dass es viel Zeit und Mühe kostet, Computerdateien effizient zu verwalten. Schließlich müssen Sie sich selbst bestimmte Regeln geben und sich an die von Ihnen entworfene Struktur halten. Doch das Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie nicht sofort damit beginnen, eine logische Struktur beizubehalten, kann das in der Zukunft nur noch mehr Probleme verursachen. Denn je mehr Dokumente Sie an unlogischen Orten ablegen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie diese Dateien nicht mehr finden können.

Eine korrekte Ordnerstruktur

Wir haben es bereits erwähnt: Die Verwendung von Ordnern ist unerlässlich, wenn Sie den Überblick über alle Ihre Dokumente behalten wollen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Ordner zu strukturieren. Zunächst ist es möglich, Dateien pro Kategorie zu speichern. Nehmen wir zum Beispiel Ihre Urlaubsfotos. Sie können zunächst einen Ordner mit dem Namen "Urlaubsfotos" erstellen. Dazu gehören auch die Ordner für Reiseziele wie "Spanien 2019", "Italien 2016", "Frankreich 2014" usw. Schließlich können Sie Ordner für bestimmte Städte wie "Malaga", "Barcelona" und "Madrid" erstellen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Ordnern auf der Grundlage des Datums. Im Allgemeinen wird dies nicht empfohlen, aber in bestimmten Fällen kann es nützlich sein. Sie möchten beispielsweise Ihre Tagesberichte übersichtlich halten. Oder Sie machen jeden Tag Fotos von einem Objekt und möchten diese nach Datum speichern? Beachten Sie jedoch, dass Sie immer nach Datum suchen müssen und dass der Ordnername wenig über den Inhalt aussagt.

Obwohl Ordner sicherlich wichtig sind, ist es besser, nicht zu viele neue Ordner anzulegen. Nehmen Sie zum Beispiel das Beispiel der Urlaubsfotos. Hier ist die unterste Karte die Stadt, die Sie während Ihres Urlaubs besucht haben (z. B. Rom). Sie könnten dann z. B. für jede Sehenswürdigkeit oder jede Mahlzeit einen eigenen Ordner anlegen. Aber wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, wird das Ganze dann sehr spezifisch. Das macht es schwieriger, das richtige Urlaubsfoto zu finden.

Eine gute Beschreibung

Wenn Sie Ihren Dateien und Ordnern eine korrekte Beschreibung geben, können Sie die Dateien auch schneller finden. Achten Sie zunächst darauf, dass die Beschreibung einen Sinn ergibt. Wenn Sie zum Beispiel einen Bericht über effizienteres Arbeiten am Arbeitsplatz haben, könnte der Dateiname "efficient-work-shop-floor.docx" lauten.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Ordnern und Dateien eine kurze Beschreibung geben. Wir empfehlen, maximal 4 Wörter zu verwenden. Außerdem ist es besser, wenn die Übersicht einheitlich ist. Wenn Sie zuerst "efficient-work-shop-floor.docx" und dann "Training for Employees.docx" verwenden, wird dies die Auffindbarkeit der Dateien nicht verbessern.

Der letzte Tipp ist, keine doppelten Versionen von Dateien zu speichern. Das folgende Phänomen ist wohl jedem bekannt: "report_v1", "report_v2", "report_Final", "report_really_FINAL". usw. usw. ... Abgesehen davon, dass die Beschreibung unklar ist, sorgt sie auch für Verwirrung. Sofern es nicht wirklich notwendig ist, alle Versionen zu speichern, ist es ratsam, nur die aktuellste Version einer Datei auf Ihrem Windows 10 Computer zu speichern. So können Sie die Datei schneller finden.

Ansicht ändern

Wenn Sie einen Ordner geöffnet haben, kann es manchmal schwierig sein, das gesuchte Dokument zu finden. Eine praktische Möglichkeit ist es, die "Ansicht" des Ordners zu ändern, damit Sie einen besseren Überblick über den Inhalt des Ordners haben. Öffnen Sie dazu den Ordner und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Teil des Ordners. Wählen Sie dann "Ansicht". Sie können dann aus mehreren Optionen wählen.

Die Option "Große Symbole" zeigt zum Beispiel eine kleine Vorschau des Inhalts von Fotos und Videos an. Das ist ideal, wenn Sie schnell nach einem bestimmten Foto suchen. Dank der Funktion "Liste" werden die Dateien kompakt zusammengestellt. Diese Option ist nützlich, wenn Sie z. B. einen großen Ordner nach Dateinamen durchsuchen möchten.

Dateien immer archivieren

Der letzte Tipp für eine effizientere Dateiverwaltung in Windows 10 ist die Erstellung eines Backups in der Cloud. Leider kann es immer passieren, dass eine Festplatte abstürzt. Egal, wie gut Ihre Dateien sortiert sind, ein Absturz kann dazu führen, dass Sie innerhalb von Sekunden alle Ihre Dateien verlieren. Zum Glück gibt es heutzutage verschiedene (kostenlose) Cloud-Anwendungen wie Dropbox und Google Drive, in denen Sie Ihre Dateien speichern können. Wenn die Festplatte Ihres Windows 10 Wenn Ihr Computer einmal ausfällt, sind Ihre Dateien immer noch sicher. Natürlich ist es auch ratsam, die oben genannten Tipps zu nutzen, um Dateien effizient zu verwalten.