Verbeter de online veiligheid tijdens de feestdagen (7 tips)
26 juli 2019
Los eenvoudig problemen op in Microsoft Word (2019)
16 augustus 2019
BESTANDEN EFFICIËNT BEHEREN IN WINDOWS 10
Het is altijd vervelend als je niet kunt vinden wat je zoekt. Duurt het altijd lang voordat je een bestand vindt op je Windows 10-computer? Of heb je soms geen idee waar je een bepaald bestand hebt opgeslagen? Dan is het tijd om bestanden efficiënter te beheren. Door documenten op de juiste manier op te slaan en een logische structuur aan te houden, bespaart u veel tijd. Wil je nooit meer een bestand, video of foto op de computer kwijtraken? Volg dan deze tips om altijd overzicht te houden over de bestanden op je harde schijf.
Begin onmiddellijk
Het lijkt misschien dat het veel tijd en moeite kost om computerbestanden efficiënt te beheren. Je moet immers bepaalde regels voor jezelf bedenken en je moet je houden aan de structuur die je hebt ontworpen. Het tegenovergestelde is waar. Als je niet meteen een logische structuur gaat aanhouden, kan dat in de toekomst alleen maar voor meer problemen zorgen. Want hoe meer documenten je op onlogische plekken bewaart, hoe groter de kans dat je deze bestanden niet meer terugvindt.
Een juiste mappenstructuur
We noemden het al: Het gebruik van mappen is essentieel als je overzicht wilt houden over al je documenten. Er zijn verschillende manieren om uw mappen te structureren. Om te beginnen is het mogelijk om bestanden per categorie op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan je vakantiefoto's. U kunt eerst een map met de naam "Vakantiefoto's" aanmaken. Dit omvat ook de mappen van bestemmingen zoals “Spanje 2019”, “Italië 2016”, “Frankrijk 2014” etc. Tot slot kunt u mappen aanmaken voor specifieke steden zoals “Malaga”, “Barcelona” en “Madrid”.
Een andere optie is om mappen aan te maken op basis van datum. Over het algemeen wordt dit afgeraden, maar in specifieke gevallen kan het nuttig zijn. U moet bijvoorbeeld uw dagelijkse rapporten georganiseerd houden. Of maak je elke dag foto's van één object en wil je deze op datum bewaren? Let er wel op dat je altijd op datum moet zoeken en dat de mapnaam weinig zegt over de inhoud.
Hoewel mappen zeker belangrijk zijn, kun je beter niet te veel nieuwe mappen aanmaken. Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van vakantiefoto's. Hier is de onderste kaart de stad die je tijdens de bestemming hebt bezocht (bijv. Rome). Je zou er dan voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld per attractie of maaltijd een map aan te maken. Maar zoals je misschien al merkt, dan wordt het allemaal heel specifiek. Dit maakt het lastiger om de juiste vakantiefoto te vinden.
Een goede omschrijving
Het geven van een juiste omschrijving aan je bestanden en mappen zorgt er ook voor dat je bestanden sneller kunt vinden. Zorg er allereerst voor dat de beschrijving klopt. Heeft u bijvoorbeeld een melding over efficiënter werken op de werkvloer, dan mag de bestandsnaam “efficiënte-werkplaats-vloer.docx” zijn. Door het gebruik van relevante trefwoorden is altijd duidelijk wat de inhoud van het document is.
Zorg er verder voor dat je mappen en bestanden een korte omschrijving geeft. We raden aan om maximaal 4 woorden te gebruiken. Verder is het beter dat het overzicht consistent is. Als je eerst “efficiënte-werkplaats-vloer.docx” gebruikt en daarna “Opleiden voor Medewerkers.docx”, komt de vindbaarheid van de bestanden niet ten goede.
De laatste tip is om geen dubbele versies van bestanden op te slaan. Het volgende fenomeen is waarschijnlijk bij iedereen bekend: "report_v1", "report_v2", "report_Final", "report_really_FINAL". Enz.enz… Behalve dat de omschrijving onduidelijk is, zorgt het ook voor verwarring. Tenzij het echt nodig is om alle versies op te slaan, is het raadzaam om alleen de meest recente versie van een bestand op uw Windows 10-computer op te slaan. Hierdoor kunt u het bestand sneller vinden.
Wijziging bekijken
Wanneer u een map heeft geopend kan het soms lastig zijn om het document te vinden dat u zoekt. Een handige optie is om de “Weergave” van de map te wijzigen, zodat je de inhoud van een map beter kunt bekijken. Open om te beginnen de map en klik vervolgens met de rechtermuisknop op een leeg deel van de map. Kies dan voor 'Bekijken'. Je kunt dan uit meerdere opties kiezen.
De optie "Grote pictogrammen" geeft bijvoorbeeld een klein voorbeeld weer van de inhoud van foto's en video's. Ideaal als je snel op zoek bent naar een specifieke foto. Dankzij de functie "Lijst" worden bestanden compact samengesteld. Deze optie is handig wanneer u bijvoorbeeld een enorme map op bestandsnaam wilt doorzoeken.
Archiveer altijd bestanden
De laatste tip om bestanden efficiënter te beheren binnen Windows 10 is om een back-up te maken in de cloud. Helaas kan het altijd gebeuren dat een harde schijf crasht. Hoe goed je bestanden ook gesorteerd zijn, een crash kan ervoor zorgen dat je al je bestanden binnen enkele seconden kwijtraakt. Gelukkig zijn er tegenwoordig diverse (gratis) cloud-applicaties zoals Dropbox en Google Drive, waar je je bestanden kunt opslaan. Als de harde schijf van uw Windows 10 computer ooit uitvalt, dan zijn uw bestanden nog steeds veilig. Natuurlijk is het ook verstandig om bovenstaande tips te gebruiken om bestanden efficiënt te beheren.
