Verbeter de online veiligheid tijdens de feestdagen (7 tips)
26 juli 2019
Gemakkelijk problemen oplossen in Microsoft Word (2019)
16 augustus 2019
BESTANDEN EFFICIËNT BEHEREN IN WINDOWS 10
Het is altijd vervelend als u niet kunt vinden wat u zoekt. Duurt het altijd erg lang voordat u een bestand op uw Windows 10 computer hebt gevonden? Of heb je soms geen idee waar je een bepaald bestand hebt opgeslagen? Dan is het tijd om bestanden efficiënter te beheren. Door documenten op de juiste manier op te slaan en een logische structuur aan te houden, bespaart u veel tijd. Wil je nooit meer een bestand, video of foto verliezen op de computer? Volg dan deze tips om altijd het overzicht te houden over de bestanden op uw harde schijf.
Begin onmiddellijk
Het lijkt misschien dat het veel tijd en moeite kost om computerbestanden efficiënt te beheren. U moet immers bepaalde regels voor uzelf bedenken en u moet zich houden aan de structuur die u hebt ontworpen. Het tegendeel is waar. Als u niet meteen begint met het aanhouden van een logische structuur, kan dat in de toekomst alleen maar voor meer problemen zorgen. Want hoe meer documenten u op onlogische plaatsen bewaart, hoe groter de kans dat u deze bestanden niet meer terug kunt vinden.
Een correcte mappenstructuur
We hebben het al gezegd: Het gebruik van mappen is essentieel als u een overzicht wilt houden over al uw documenten. Er zijn verschillende manieren om uw mappen te structureren. Om te beginnen is het mogelijk om bestanden per categorie op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan uw vakantiefoto's. U kunt eerst een map maken met de naam "Vakantiefoto's". Daarin komen ook de mappen van bestemmingen zoals "Spanje 2019", "Italië 2016", "Frankrijk 2014" enz. Tot slot kunt u mappen maken voor specifieke steden zoals "Malaga", "Barcelona" en "Madrid".
Een andere mogelijkheid is om mappen te maken op basis van datum. In het algemeen is dit niet aan te raden, maar in specifieke gevallen kan het nuttig zijn. U moet bijvoorbeeld uw dagrapporten geordend bewaren. Of maakt u elke dag foto's van een object en wilt u die op datum bewaren? Merk echter op dat u altijd op datum moet zoeken en dat de mapnaam weinig zegt over de inhoud.
Hoewel mappen zeker belangrijk zijn, is het beter om niet te veel nieuwe mappen aan te maken. Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van vakantiefoto's. Hier is de onderste map de stad die u tijdens de bestemming bezocht (bijvoorbeeld Rome). Je zou er dan voor kunnen kiezen om bijvoorbeeld voor elke bezienswaardigheid of maaltijd een map aan te maken. Maar zoals je misschien al merkt, dan wordt het allemaal wel erg specifiek. Dat maakt het moeilijker om de juiste vakantiefoto te vinden.
Een goede beschrijving
Door uw bestanden en mappen een correcte beschrijving te geven, kunt u ze ook sneller terugvinden. Zorg er in de eerste plaats voor dat de beschrijving zinvol is. Als u bijvoorbeeld een rapport heeft over efficiënter werken op de werkvloer, kan de bestandsnaam zijn "efficient-work-shop-floor.docx" Door relevante trefwoorden te gebruiken, is het altijd duidelijk wat de inhoud van het document is.
Zorg er verder voor dat u mappen en bestanden een korte beschrijving geeft. Wij raden u aan maximaal 4 woorden te gebruiken. Verder is het beter dat het overzicht consistent is. Als u eerst "efficient-work-shop-floor.docx" gebruikt en daarna "Training voor medewerkers.docx", zal dit de vindbaarheid van de bestanden niet ten goede komen.
De laatste tip is om geen dubbele versies van bestanden op te slaan. Het volgende fenomeen is waarschijnlijk bij iedereen bekend: "report_v1", "report_v2", "report_Final", "report_really_FINAL." Etc. etc ... Afgezien van het feit dat de omschrijving onduidelijk is, zorgt het ook voor verwarring. Tenzij het echt nodig is om alle versies op te slaan, is het raadzaam om alleen de meest recente versie van een bestand op uw Windows 10-computer op te slaan. Zo kunt u het bestand sneller terugvinden.
Bekijk verandering
Wanneer u een map hebt geopend kan het soms moeilijk zijn om het document te vinden dat u zoekt. Een handige optie is om de "weergave" van de map te wijzigen, zodat u een beter zicht hebt op de inhoud van een map. Om te beginnen opent u de map en vervolgens klikt u met de rechtermuisknop op een leeg deel van de map. Selecteer vervolgens 'Beeld'. U kunt dan kiezen uit verschillende opties.
De optie "Grote pictogrammen" geeft bijvoorbeeld een kleine preview van de inhoud van foto's en video's weer. Dit is ideaal als u snel naar een bepaalde foto op zoek bent. Dankzij de "Lijst"-functie worden bestanden compact bij elkaar gezet. Deze optie is handig wanneer u bijvoorbeeld een enorme map op bestandsnaam wilt doorzoeken.
Altijd bestanden archiveren
De laatste tip om bestanden efficiënter te beheren binnen Windows 10 is het maken van een back-up in de cloud. Helaas kan het altijd gebeuren dat een harde schijf crasht. Hoe goed je bestanden ook gesorteerd zijn, een crash kan ervoor zorgen dat je binnen enkele seconden al je bestanden kwijt bent. Gelukkig zijn er tegenwoordig diverse (gratis) cloud applicaties zoals Dropbox en Google Drive, waar je je bestanden kunt opslaan. Als de harde schijf van je Windows 10 computer ooit uitvalt, dan zijn uw bestanden nog steeds veilig. Natuurlijk is het ook verstandig om de bovenstaande tips te gebruiken om bestanden efficiënt te beheren.
