EKSPERTER DISKUTERER DE 5 VIGTIGSTE EXCEL 2019-FUNKTIONER

Excel 2019 er måske det mest nyttige program i Microsoft Office-pakken. I hvert fald hvis du ved, hvordan du anvender de vigtigste funktionaliteter. Vi har talt med tre forskellige Excel-eksperter, der tilsammen har mere end 40 års erfaring med dette regnearksprogram. Ifølge dem kan de fleste Excel-brugere stadig bruge nogle gode tips. Dette er 5 funktionaliteter, som enhver Excel 2019 "pro" bør kende ifølge dem!

1. Kombiner celler med navne

Antag, at du har to kolonner på et Excel-regneark. Kolonne A viser alle studerende, der er registreret efter fornavnene af (f.eks.), og kolonne B indeholder alle efternavne. Du ønsker så at kombinere begge kolonner med hinanden, så for- og efternavnet vises i samme celle. Ifølge vores Excel-eksperter er dette en af de mest nyttige funktionaliteter i programmet, men mange brugere ved ikke, hvordan man udfører denne handling.

- Placer først markøren i en tom celle (f.eks. C2)

- Brug formlen =A2&" "&B2 til at placere fornavnet og derefter efternavnet i denne celle med et mellemrum mellem dem.

Foretrækker du efternavnet først og derefter fornavnet? Så brug =B2&" "&A2

Når du sætter et komma (eller et andet symbol) mellem anførselstegnene, vises det mellem for- og efternavnet.

- Tryk nu på Enter

Indholdet af de to celler vil derefter blive slået sammen. Det er naturligvis også muligt at kombinere celler, der indeholder en anden tekst. På denne måde kan du nemt kombinere hele sætninger, tal eller andre data i én celle.

2. Tilføj flere rækker på én gang

Vores Excel-eksperter bemærker jævnligt, at andre brugere tilføjer én række ad gangen til deres Excel 2019 dokumentet, mens de ønsker at tilføje flere rækker på samme tid. De fleste ved jo, at en række tilføjes ved hjælp af højre museknap eller ved hjælp af tastekombinationen "Ctrl & +". Men ved ikke, at du også kan tilføje flere rækker på en lignende måde.

Vælg først det antal rækker, du vil tilføje i venstre side af regnearket. Vælger du f.eks. en blok på 4 rækker? Så tilføjer du 4 rækker på samme tid, når du bruger tastekombinationen "Ctrl & +".

3. AutoSum-funktion

De fleste Excel-brugere foretager de mest komplekse beregninger med dette program. Det er en mulighed at indtaste disse formler manuelt, men ifølge vores eksperter kan det gøres nemmere og frem for alt hurtigere. Brug AutoSum-funktionen oftere!

Vælg først et område med tal, som du vil foretage en beregning med. AutoSum kan derefter nås ved at navigere til "Formler" i regnearket. Tryk nu på sum-symbolet for at lægge de valgte cifre sammen. Foretrækker du at udføre en anden aritmetisk handling? Ved at klikke på pilen under AutoSum kan du f.eks. beregne gennemsnittet, bestemme det største og laveste tal eller bestemme antallet af tal inden for arbejdsområdet.

Excel-ekspert Thomas (account manager): “Derudover har jeg et andet nyttigt tip. Vidste du, at du med tastekombinationen "Alt + =" kan lægge alle de markerede celler sammen?"

4. Diagrammer, tabeller og diagrammer

Næsten alle, der bruger dette program næsten dagligt, ved, at der findes diagrammer i Excel 2019. Men vores Excel-eksperter bemærker jævnligt, at de forkerte tabeller eller diagrammer bruges med et datasæt. Hvis du vil tilføje et diagram eller diagram, skal du først vælge dataene og de tilhørende beskrivelser. Klik derefter på "Indsæt". Nu kan du tilføje alle grafer og diagrammer, der er inkluderet i Excel-pakken. Vi fremhæver de tre vigtigste for dig:

Søjlediagram

Søjlediagrammet bruges normalt til at sammenligne, hvordan forskellige "elementer" klarer sig i forhold til hinanden. F.eks. de medarbejdere, der har haft det største salg i en bestemt periode. Eller hvis du vil sammenligne, hvilken kanal på de sociale medier der har fået flest besøgende i år.

Linjediagram

Med et linjediagram kan du vise udviklingen på en klar måde. Du kan f.eks. nemt vise, hvordan salgstallene svinger dagligt. Eller hvor mange penge der var på personaleforeningens opsparingskonto hver uge. Især når du ønsker at vise væksten eller faldet inden for en bestemt periode, anbefales det at bruge et linjediagram.

Tærediagram

Tærediagrammer er de ideelle værktøjer til at præsentere et forhold eller en fordeling. Ved at bruge relevante oplysninger kan du bruge et cirkeldiagram til bl.a. at vise, hvilket teammedlem der har genereret mest omsætning. Men et cirkeldiagram kan også vise, hvilke muligheder der blev stemt mest på af alle medarbejdere. Tag altid farverne i betragtning, når du opretter et cirkeldiagram. Ellers er det svært at se forskellen mellem komponenterne, og dette diagram mister sin styrke.

Excel-ekspert Dave (køber): Som standard giver Excel en række forslag til grafer og diagrammer. Disse er dog ofte ikke det bedste valg. Du kan i øvrigt hurtigt og nemt tilpasse hver enkelt tabel ved at klikke på grafen med højre museknap og vælge "Graph styles".

5. VLOOKUP

Da vi spurgte Excel-eksperterne om de bedste Excel-tips, nævnte de alle VLOOKUP-funktionen som det første. For den rigtige Excel-"professionel", der arbejder med store datasæt, er VLOOKUP en vigtig funktionalitet.

Forestil dig, at du har et datasæt, der indeholder alle data for tusindvis af medarbejdere. I regnearket finder du oplysninger som fornavn, efternavn, medarbejdernummer, fødselsdato, løn og snesevis af andre detaljer. Forestil dig nu, at du kun ønsker at vide, hvad medarbejdernummeret er for en bestemt medarbejder. Det ville tage unødigt lang tid at søge manuelt i alle data. VLOOKUP-funktionen er næsten altid løsningen i sådanne tilfælde.

Formlen ser ud som følger:

=VLOOKUP (søgeværdi; tabelmatrix; kolonneindeks_nummer; [tilnærmelsesvis])

I dette tilfælde er søgeværdien navnet på den ansatte. Tabelmatrixen er det område, inden for hvilket der søges. Kolonnen index_number er den værdi, som du ønsker at kende (medarbejdernummeret). Og fremgangsmåden fungerer efter true/ false-princippet.

Der findes forskellige eksempler og omfattende oplysninger om dette på support-sider i Microsoft Office.

Komme i gang med Excel 2019?

Bruger du stadig en ældre version af Excel, og vil du gerne udnytte alle de praktiske, nye funktioner i Excel 2019? Så skal du vælge den 100% originale licenser fra SoftwareLicense4U. Din produktkode sendes altid pr. e-mail inden for 5 minutter. Vi er din pålidelige leverandør af Office-software, Windows-operativsystemer og sikkerhedssoftware 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen.