Asiantuntijat keskustelevat 5 tärkeimmästä Excel 2019 -toiminnosta

Excel 2019 on ehkä Microsoft Office -paketin hyödyllisin ohjelma. Ainakin, jos osaat soveltaa tärkeimpiä toimintoja. Puhuimme kolmelle eri Excel-asiantuntijalle, joilla on yhteensä yli 40 vuoden kokemus tästä taulukkolaskentaohjelmasta. Heidän mukaansa useimmat Excel-käyttäjät voivat vielä hyödyntää joitakin hyviä vinkkejä. Nämä ovat 5 toiminnallisuutta, jotka jokaisen Excel 2019:n "ammattilaisen" tulisi heidän mukaansa osata!

1. Yhdistä solut, joissa on nimet

Oletetaan, että Excel-taulukossa on kaksi saraketta. Sarakkeessa A näkyvät kaikki opiskelijat, jotka on rekisteröity etunimien (esimerkiksi) jälkeen, ja sarakkeessa B ovat kaikki sukunimet. Haluat sitten yhdistää molemmat sarakkeet toisiinsa niin, että etu- ja sukunimi näkyvät samassa solussa. Excel-asiantuntijoidemme mukaan tämä on yksi ohjelman hyödyllisimmistä toiminnoista, mutta monet käyttäjät eivät tiedä, miten tämä toiminto suoritetaan.

- Aseta kursori ensin tyhjään soluun (esimerkiksi C2).

- Käytä kaavaa =A2&"" "&B2 sijoittaaksesi etunimen ja sitten sukunimen tähän soluun siten, että niiden välissä on välilyönti.

Haluatko ensin sukunimen ja sitten etunimen? Käytä silloin =B2&" "&A2".

Kun laitat pilkun (tai muun symbolin) lainausmerkkien väliin, se näkyy etu- ja sukunimen välissä.

- Paina nyt Enter

Molempien solujen sisältö yhdistetään. On tietenkin mahdollista yhdistää myös soluja, jotka sisältävät eri tekstiä. Näin voit helposti yhdistää kokonaisia lauseita, numeroita tai muita tietoja yhteen soluun.

2. Lisää useita rivejä kerralla

Excel-asiantuntijamme huomaavat säännöllisesti, että muut käyttäjät lisäävät yhden rivin kerrallaan heidän Excel 2019 asiakirjan, kun taas he haluavat lisätä useita rivejä samanaikaisesti. Loppujen lopuksi useimmat ihmiset tietävät, että rivi lisätään hiiren oikealla painikkeella tai näppäinyhdistelmällä "Ctrl & +". Mutta eivät tiedä, että voit myös lisätä useita rivejä samalla tavalla.

Valitse ensin laskentataulukon vasemmalle puolelle lisättävien rivien määrä. Valitsetko esimerkiksi 4 rivin lohkon? Silloin lisäät 4 riviä samanaikaisesti, kun käytät näppäinyhdistelmää "Ctrl & +".

3. AutoSum-toiminto

Useimmat Excel-käyttäjät tekevät monimutkaisimmat laskelmat tällä ohjelmalla. Kaavojen syöttäminen manuaalisesti on mahdollista, mutta asiantuntijoidemme mukaan se voidaan tehdä helpommin ja ennen kaikkea nopeammin. Käytä AutoSum-toimintoa useammin!

Valitse aluksi alue, jossa on numeroita, joilla haluat suorittaa laskennan. AutoSumiin pääsee sitten siirtymällä työarkin kohtaan "Kaavat". Paina nyt summan symbolia laskeaksesi valitut numerot yhteen. Haluatko mieluummin suorittaa jonkin muun aritmeettisen toiminnon? Painamalla AutoSum-kohdan alla olevaa nuolta voit esimerkiksi laskea keskiarvon, määrittää suurimman ja pienimmän luvun tai määrittää työalueen sisällä olevien lukujen määrän.

Excel-asiantuntija Thomas (asiakaspäällikkö): “Lisäksi minulla on toinen hyödyllinen vinkki. Tiesitkö, että näppäinyhdistelmällä "Alt + =" voit lisätä kaikki valitut solut yhteen?"

4. Kaaviot, taulukot ja taulukot

Lähes kaikki, jotka käyttävät tätä ohjelmaa lähes päivittäin, tietävät, että Excel 2019:ssä on olemassa kaavioita. Excel-asiantuntijamme huomaavat kuitenkin säännöllisesti, että tietokokonaisuuden kanssa käytetään vääriä taulukoita tai kaavioita. Jos haluat lisätä kaavion tai kaavion, valitse ensin tiedot ja niihin liittyvät kuvaukset. Napsauta sitten "Lisää". Nyt voit lisätä kaikki Excel-pakettiin sisältyvät kuvaajat ja kaaviot. Korostamme sinulle kolme tärkeintä:

Pylväsdiagrammi

Pylväsdiagrammia käytetään yleensä vertaamaan eri "kohteiden" suoriutumista suhteessa toisiinsa. Esimerkiksi työntekijät, joilla oli eniten myyntiä tietyllä ajanjaksolla. Tai jos haluat vertailla, mikä sosiaalisen median kanava toi eniten kävijöitä tänä vuonna.

Viivakaavio

Viivakaavion avulla voit näyttää edistymisen selkeästi. Voit esimerkiksi helposti osoittaa, miten myyntiluvut vaihtelevat päivittäin. Tai kuinka paljon rahaa henkilöstöyhdistyksen säästötilillä oli viikoittain. Erityisesti silloin, kun haluat näyttää kasvun tai laskun tietyn ajanjakson sisällä, on suositeltavaa käyttää viivakaaviota.

Piirakkakaavio

Piirakkakaaviot ovat ihanteellisia välineitä suhdeluvun tai jakauman esittämiseen. Käyttämällä asiaankuuluvia tietoja voit käyttää piirakkakaaviota muun muassa sen osoittamiseen, mikä tiimin jäsen tuotti eniten tuloja. Mutta piirakkakaavio voi myös näyttää, mitä vaihtoehtoja kaikki työntekijät äänestivät eniten. Ota aina värit huomioon, kun luot piirakkakaaviota. Muuten osien erottaminen toisistaan on vaikeaa, ja tämä kaavio menettää tehonsa.

Excel-expert Dave (ostaja): Excel tarjoaa oletusarvoisesti useita ehdotuksia kuvaajiksi ja kaavioiksi. Ne eivät kuitenkaan useinkaan ole paras valinta. Voit muuten muokata kutakin taulukkoa nopeasti ja helposti yksilölliseksi napsauttamalla kuvaajaa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla "Kuvaajatyylit".

5. VLOOKUP

Kun kysyimme Excel-asiantuntijoilta parhaita Excel-vinkkejä, he kaikki mainitsivat ensimmäisenä VLOOKUP-toiminnon. Todelliselle Excel-"ammattilaiselle", joka työskentelee suurten tietokokonaisuuksien kanssa, VLOOKUP on olennainen toiminto.

Kuvittele, että sinulla on tietokokonaisuus, joka sisältää kaikkien tuhansien työntekijöiden tiedot. Taulukkolomakkeessa on tietoja, kuten etunimi, sukunimi, työntekijän numero, syntymäaika, palkka ja kymmeniä muita tietoja. Kuvittele nyt, että haluat tietää vain tietyn työntekijän työntekijänumeron. Kaikkien tietojen etsiminen manuaalisesti veisi silloin tarpeettoman kauan aikaa. VLOOKUP-toiminto on lähes aina ratkaisu tällaisissa tapauksissa.

Kaava näyttää seuraavalta:

=VLOOKUP (hakuarvo; taulukkomatriisi; sarakkeen indeksinumero; [likimääräinen])

Tässä tapauksessa hakuarvo on toimihenkilön nimi. Taulukkomatriisi on alue, jonka sisällä haetaan. Sarake index_number on arvo, joka halutaan tietää (työntekijän numero). Ja lähestymistapa toimii tosi/väärin -periaatteella.

Erilaisia esimerkkejä ja laajoja tietoja tästä on saatavilla osoitteessa Microsoft Officen tukisivut.

Aloitatko Excel 2019:n käytön?

Käytätkö yhä vanhempaa Excel-versiota ja haluat hyödyntää kaikkia Excel 2019:n käteviä uusia toimintoja? Valitse sitten 100% alkuperäiset lisenssit SoftwareLicense4U:lta. Tuotekoodisi lähetetään aina sähköpostitse 5 minuutin kuluessa. Olemme luotettava Office-ohjelmistojen, Windows-käyttöjärjestelmien ja tietoturvaohjelmistojen toimittaja 24 tuntia vuorokaudessa, 7 päivää viikossa.