EXPERTS BESPREKEN DE 5 BELANGRIJKSTE EXCEL 2019 FUNCTIES
Excel 2019 is misschien wel het handigste programma binnen het Microsoft Office pakket. Tenminste, als je de belangrijkste functionaliteiten weet toe te passen. We spraken met drie verschillende Excel-experts die samen meer dan 40 jaar ervaring hebben met dit spreadsheetprogramma. Volgens hen kunnen de meeste Excel-gebruikers nog wel wat goede tips gebruiken. Dit zijn 5 functionaliteiten die elke Excel 2019 “pro” volgens hen zou moeten kennen!
1. Combineer cellen met namen
Stel dat u twee kolommen op een Excel-werkblad hebt. Kolom A toont alle studenten die staan ingeschreven achter de voornamen van (bijvoorbeeld) en kolom B bevat alle achternamen. Je wilt dan beide kolommen met elkaar combineren, zodat de voor- en achternaam in dezelfde cel verschijnen. Volgens onze Excel-experts is dit een van de handigste functionaliteiten binnen het programma, maar veel gebruikers weten niet hoe ze deze handeling moeten uitvoeren.
• Plaats eerst de cursor in een lege cel (bijvoorbeeld C2)
• Gebruik de formule =A2&” “&B2 om de voornaam en vervolgens de achternaam in deze cel te plaatsen, met een spatie ertussen.
Liever eerst de achternaam en dan de voornaam? Gebruik dan =B2&” “&A2
Wanneer u een komma (of ander symbool) tussen de aanhalingstekens plaatst, verschijnt deze tussen de voor- en achternaam.
• Druk nu op Enter
De inhoud van beide cellen wordt dan samengevoegd. Het is natuurlijk ook mogelijk om cellen met een andere tekst te combineren. Zo combineer je eenvoudig complete zinnen, getallen of andere gegevens in één vakje.
2. Voeg meerdere rijen tegelijk toe
Onze Excel-experts merken regelmatig dat andere gebruikers rij voor rij toevoegen aan hun Excel 2019 document, terwijl ze meerdere rijen tegelijk willen toevoegen. De meeste mensen weten immers dat een rij wordt toegevoegd met behulp van de rechtermuisknop of de toetscombinatie “Ctrl & +”. Maar weet niet dat je op een vergelijkbare manier ook meerdere rijen kunt toevoegen.
Selecteer eerst het aantal rijen dat u wilt toevoegen aan de linkerkant van het werkblad. Selecteer je bijvoorbeeld een blok van 4 rijen? Dan voeg je 4 rijen tegelijk toe als je de toetsencombinatie “Ctrl & +” gebruikt.
3. AutoSum-functie
De meeste Excel-gebruikers maken met dit programma de meest complexe berekeningen. Het is een optie om deze formules handmatig in te voeren, maar volgens onze experts kan het makkelijker en vooral sneller. Gebruik vaker de AutoSum-functie!
Selecteer om te beginnen een gebied met getallen waarmee u een berekening wilt uitvoeren. AutoSum is dan te bereiken door te navigeren naar “Formules” in het werkblad. Druk nu op het somsymbool om de geselecteerde cijfers op te tellen. Liever een andere rekenkundige actie uitvoeren? Door op het pijltje onder AutoSom te klikken, kunt u bijvoorbeeld het gemiddelde berekenen, het grootste en laagste cijfer bepalen of het aantal getallen binnen het werkgebied bepalen.
Excel-expert Thomas (accountmanager): “Daarnaast heb ik nog een handige tip. Wist je dat je met de toetsencombinatie “Alt + =” alle geselecteerde cellen bij elkaar optelt?”
4. Diagrammen, tabellen en grafieken
Vrijwel iedereen die dit programma bijna dagelijks gebruikt weet dat er in Excel 2019 diagrammen bestaan. Maar onze Excel-experts merken regelmatig dat er bij een dataset de verkeerde tabellen of grafieken worden gebruikt. Om een diagram of grafiek toe te voegen, selecteert u eerst de gegevens en bijbehorende beschrijvingen. Klik vervolgens op "Invoegen". Nu kunt u alle grafieken en diagrammen toevoegen die in het Excel-pakket zijn opgenomen. We lichten de drie belangrijkste voor je uit:
Staafdiagram
Het staafdiagram wordt meestal gebruikt om te vergelijken hoe verschillende "items" ten opzichte van elkaar presteren. Bijvoorbeeld de medewerkers die in een bepaalde periode de meeste verkopen hebben gehad. Of als je wilt vergelijken welk social media kanaal dit jaar de meeste bezoekers binnenhaalde.
Lijngrafiek
Met een lijndiagram kunt u de voortgang op een duidelijke manier weergeven. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig aantonen hoe de verkoopcijfers dagelijks fluctueren. Of hoeveel geld er wekelijks op de spaarrekening van de personeelsvereniging stond. Zeker wanneer je de groei of daling binnen een bepaalde periode wilt laten zien, is het aan te raden om een lijndiagram te gebruiken.
Cirkeldiagram
Taartdiagrammen zijn de ideale hulpmiddelen om een verhouding of verdeling weer te geven. Door gebruik te maken van relevante informatie kun je met behulp van een taartdiagram onder andere laten zien welk teamlid de meeste omzet genereerde. Maar een taartdiagram kan ook laten zien op welke opties het meest is gestemd door alle medewerkers. Houd bij het maken van een cirkeldiagram altijd rekening met de kleuren. Anders is het onderscheid tussen de componenten moeilijk te zien en verliest deze grafiek zijn kracht.
Excel-expert Dave (Inkoper): Excel geeft standaard een aantal suggesties voor grafieken en diagrammen. Dit zijn echter vaak niet de beste keuze. Overigens kan je elke tabel snel en eenvoudig personaliseren door met de rechter muisknop op de grafiek te klikken en “Grafiekstijlen” te selecteren.
5. VERT.ZOEKEN
Toen we de Excel-experts vroegen naar de beste Excel-tips, noemden ze allemaal als eerste de VLOOKUP-functionaliteit. Voor de echte Excel “pro” die met grote datasets werkt, is VERT.ZOEKEN een essentiële functionaliteit.
Stel je voor dat je een dataset hebt met daarin alle data van duizenden medewerkers. Binnen het werkblad vindt u informatie zoals voornaam, achternaam, werknemersnummer, geboortedatum, salaris en tientallen andere details. En stel je nu voor dat je alleen wilt weten wat het personeelsnummer is van een bepaalde werknemer. Het handmatig doorzoeken van alle gegevens zou dan onnodig lang duren. De VLOOKUP-functie is in dergelijke gevallen bijna altijd de oplossing.
De formule ziet er als volgt uit:
=VERT.ZOEKEN (zoekwaarde; tabelmatrix; kolomindexnummer; [bij benadering])
De zoekwaarde is in dit geval de naam van de medewerker. De tabelmatrix is het bereik waarbinnen gezocht wordt. De kolom index_nummer is de waarde die u wilt weten (het werknemersnummer). En de aanpak werkt volgens het waar/onwaar-principe.
Diverse voorbeelden en uitgebreide informatie hierover vindt u op de ondersteuningspagina's van Microsoft Office.
Aan de slag met Excel 2019?
Gebruik je nog een oudere versie van Excel en wil je profiteren van alle handige, nieuwe functies binnen Excel 2019? Kies dan voor de 100% originele licenties van SoftwareLicense4U. Uw productcode wordt altijd binnen 5 minuten per e-mail verzonden. Wij zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week uw betrouwbare leverancier van Office software, Windows besturingssystemen en beveiligingssoftware.