6 NÜTZLICHE TIPPS FÜR MICROSOFT OUTLOOK

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie bei Ihrer Arbeit mit Microsoft Outlook arbeiten werden. Das liegt daran, dass Outlook eine der besten und beliebtesten E-Mail-Anwendungen der Welt ist. Die Software wird daher von vielen Unternehmen weltweit eingesetzt. Benutzen Sie Outlook jedoch nur zum Senden und Empfangen von E-Mails? Dann nutzen Sie nicht das volle Potenzial! SoftwarseLicense4U gibt Ihnen gerne 6 Tipps, damit Sie dank Microsoft Outlook schneller und effizienter arbeiten können.

1. Outlook-Tastaturkurzbefehle

Effizienteres Arbeiten in Outlook beginnt mit ... der Kenntnis der wichtigsten Tastaturkürzel! Wie bei allen anderen Microsoft-Anwendungen können Sie auch in Outlook dank Tastenkombinationen schneller arbeiten. Diese Tastenkombinationen sind nützlich für häufig verwendete Aktionen wie das Beantworten einer E-Mail oder das Senden einer neuen Nachricht.

Mit dem Alt + S Kombination können Sie schnell eine E-Mail-Nachricht versenden, mit der Alt + R Tastenkombination antworten Sie auf alle Personen in der Empfangsliste. Sie können auch die folgende Kombination verwenden Strg + R um schnell auf eine E-Mail zu antworten, die Sie bereits erhalten haben.

2. Erstellen Sie eine Unterschrift

Versenden Sie jeden Tag Dutzende oder gar Hunderte von E-Mails? Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie regelmäßig eine Signatur unter jede Outlook-Nachricht setzen müssen. Beispiel:

"Mit freundlichen Grüßen,

Tom Thomson

CEO - Thomson Trucks "

Sie müssen diesen Text nicht ständig neu eintippen. Mit Hilfe einer Outlook-Signatur wird Ihr persönlicher, abschließender Text standardmäßig hinzugefügt. Um eine Signatur hinzuzufügen, öffnen Sie zunächst eine neue E-Mail-Nachricht. Klicken Sie dann auf Nachricht > Signatur > Signaturen.

Wählen Sie die Signatur, die Sie erstellen oder bearbeiten möchten. Wählen Sie Neu und überlegen Sie sich einen Namen für die Signatur. Klicken Sie dann auf Signatur bearbeiten und erstellen Sie Ihre persönliche Signatur. Drücken Sie OK.

Gehen Sie nun auf Standardsignatur auswählen. Wählen Sie die E-Mail-Adresse und wählen Sie die Standardsignatur, die Sie hinzufügen möchten. Wählen Sie unter Neue Nachrichten und Antworten und weitergeleitete Nachrichten, ob die Signatur immer hinzugefügt werden soll. Klicken Sie auf OK, um Ihre Outlook-Signatur zu speichern.

3. E-Mail-Nachricht einplanen

Manchmal ist es sinnvoll, eine E-Mail-Nachricht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Zum Beispiel, weil die Nachricht am Geburtstag einer Person gesendet werden muss oder weil eine bestimmte Frist einzuhalten ist. Der folgende Microsoft Outlook-Tipp macht es einfach, Nachrichten zu planen.

Beginnen Sie zunächst mit dem Verfassen einer E-Mail-Nachricht. Klicken Sie dann auf Tags > Weitere Optionen. Unter Zustelloptionen finden Sie die Nicht liefern vor Feld. Geben Sie das gewünschte Zustelldatum und die gewünschte Zustellzeit der E-Mail-Nachricht ein. Klicken Sie dann auf Schließen.

Wenn Sie auf Senden klicken, wird die Nachricht erst zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt gesendet. Bis dahin bleibt die Nachricht im Postausgang.

4. Automatische Regeln verwenden

Bei der Arbeit erhalten Sie eine Vielzahl von E-Mail-Nachrichten. Und leider sind nicht alle Nachrichten gleichermaßen relevant. Einige E-Mails sind Standardnachrichten, z. B. von CRM- oder CMS-Systemen. Andere Nachrichten werden automatisch aus dem Intranet des Unternehmens weitergeleitet. Sie können auch an "lustige" E-Mails von Kollegen denken. Und dann gibt es noch die E-Mails, die so schnell wie möglich eine Antwort benötigen.

Ohne die richtigen Einstellungen werden all diese E-Mails einfach in Ihrem Posteingang erscheinen. Das macht Ihren Posteingang zu einem großen Durcheinander und Sie werden ständig damit beschäftigt sein, E-Mails manuell zu öffnen, zu löschen oder zu verschieben. Zum Glück lässt sich das mit dem folgenden Outlook-Tipp einfacher bewerkstelligen!

In Microsoft Outlook ist es möglich, Regeln zu erstellen, so dass bestimmte Nachrichten in von Ihnen erstellte Ordner verschoben werden. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in Ihrem Posteingang und wählen Sie Regeln > Regeln erstellen.

Wählen Sie dann die Anforderungen, die die Regeln erfüllen müssen. Erhalten Sie zum Beispiel täglich E-Mails zu einer Besprechung? Dann setzen Sie unter Thema enthält "Besprechung", woraufhin alle diese E-Mails standardmäßig in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Darüber hinaus können auch E-Mails von bestimmten Absendern (z. B. Intranet oder CRM-System) in einen Ordner verschoben werden. Oder wählen Sie aus, dass alle Nachrichten, bei denen Sie in der CC sind, standardmäßig in einen Ordner verschoben werden.

5. Einrichten der E-Mail-Vorlage

Bekommen Sie Fragen oder Anfragen, die Sie jeden Tag oder jede Woche mit der gleichen Standardantwort beantworten können? Dann verschwenden Sie viel wertvolle Zeit, indem Sie jedes Mal eine neue Nachricht tippen. Mit Hilfe von Outlook-Vorlagen können Sie schnell eine Standardnachricht einrichten und versenden.

Klicken Sie im Startmenü zunächst auf Neue E-Mail. Geben Sie zunächst den Haupttextabschnitt ein (d. h. den Standardtext) und klicken Sie dann auf Datei > Speichern unter. Wählen Sie in der Liste Speichern unter die Option Outlook-Vorlage. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Sie können eine Vorlage über Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen versenden. Gehen Sie dann auf Formular wählen> Suchen in> Benutzervorlagen im Dateisystem. Wählen Sie dann im Ordner die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Klicken Sie dann auf Öffnen und fügen Sie den Adressaten in der E-Mail-Nachricht hinzu. Anschließend können Sie die Nachricht versenden.

6. Sichern Sie Outlook

E-Mail-Nachrichten können für Sie selbst oder für Ihr Unternehmen manchmal von großem Wert sein. Schließlich kommt es häufig vor, dass Sie wichtige Dateien in Ihrer Mailbox "speichern" und nicht auf Ihrem Computer oder einer (externen) Festplatte ablegen. Gerade in solchen Fällen ist es fast unerlässlich, regelmäßig ein Backup Ihrer E-Mails zu erstellen.

Um eine Sicherungskopie zu erstellen, gehen Sie auf Datei > Öffnen > Importieren/Exportieren. Wählen Sie dann die Option In eine Datei exportieren und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie nun Outlook Datendatei > Weiter. Wählen Sie den Namen des E-Mail-Kontos, das Sie exportieren möchten, und aktivieren Sie die Option Unterordner öffnen.

Wählen Sie den Ort, an dem die Datei gespeichert werden soll, und wählen Sie OK, um die Aktion auszuführen. Daraufhin wird eine Sicherungskopie Ihres E-Mail-Kontos erstellt. Hinweis: Je nach Menge der E-Mails und Dateien kann dies einige Zeit dauern.

Schneller arbeiten mit Outlook 2019

Wir hoffen, dass Sie dank dieser Microsoft Outlook-Tipps effizienter mit dieser beliebten E-Mail-Anwendung arbeiten werden. Möchten Sie die neuesten Funktionalitäten in Outlook nutzen? Dann wählen Sie eine Ausblick 2019 oder Büro 2019 Lizenz. Sie erhalten einen 100% originalen und unbenutzten Produktschlüssel per E-Mail innerhalb von 5 Minuten!