6 NYTTIGE TIPS TIL MICROSOFT OUTLOOK
Der er en god chance for, at du bruger Microsoft Outlook i dit arbejde. Det skyldes, at Outlook er et af de bedste og mest populære e-mail-programmer i verden. Softwaren bruges derfor af mange organisationer verden over. Bruger du dog kun Outlook til at sende og modtage e-mails? Så udnytter du ikke det fulde potentiale! SoftwarseLicense4U er glad for at give dig 6 tips, så du kan arbejde hurtigere og mere effektivt takket være Microsoft Outlook.
1. Outlook tastaturgenveje
At arbejde mere effektivt i Outlook starter med ... at kende de vigtigste tastaturgenveje! Ligesom i alle andre Microsoft-apps kan du arbejde hurtigere i Outlook takket være genveje. Disse tastekombinationer er nyttige til ofte anvendte handlinger som f.eks. at besvare en e-mail eller sende en ny besked.
Med den Alt + S kombination kan du hurtigt sende en e-mail-besked med Alt + R tastekombination svarer du på alle personer på kvitteringslisten. Og du kan bruge kombinationen Ctrl + R hurtigt at svare på en e-mail, som du allerede har modtaget.
2. Opret en signatur
Sender du dusinvis eller endda hundredvis af e-mails hver dag? Så er der en god chance for, at du regelmæssigt skal sætte en signatur under hver Outlook-besked. Eksempel:
"Med venlig hilsen,
Tom Thomson
Administrerende direktør - Thomson Trucks "
Du behøver ikke hele tiden at skrive denne tekst om. Ved hjælp af en Outlook-signatur tilføjes din personlige afsluttende tekst som standard. Hvis du vil tilføje en signatur, skal du først åbne en ny e-mail-besked. Klik derefter på Meddelelse > Signatur > Signaturer.
Vælg den signatur, som du vil oprette eller redigere. Vælg Ny, og find på et navn til signaturen. Klik derefter på Rediger signatur, og opret din personlige signatur. Tryk på OK.
Gå nu til Vælg standardsignatur. Vælg e-mail-adressen, og vælg den standardsignatur, du vil tilføje. Under Nye meddelelser og Svar og videresendte meddelelser skal du vælge, om signaturen altid skal tilføjes. Klik på OK for at gemme din Outlook-signatur.
3. Planlæg en e-mail-besked
Nogle gange er det nyttigt at sende en e-mail senere. F.eks. fordi beskeden skal sendes på en persons fødselsdag, eller fordi der er en bestemt deadline. Følgende Microsoft Outlook-tip gør det nemt at planlægge meddelelser.
Begynd først at skrive en e-mail. Klik derefter på Tags > Flere indstillinger. Under Leveringsindstillinger finder du følgende Må ikke leveres før boks. Indtast den ønskede leveringsdato og det ønskede leveringstidspunkt for e-mailmeddelelsen. Klik derefter på Luk.
Når du klikker på Send, sendes meddelelsen kun på det tidspunkt, du har angivet. Indtil da forbliver meddelelsen i udbakken.
4. Brug automatiske regler
Du vil modtage en lang række e-mails, mens du er på arbejde. Og desværre er ikke alle beskeder lige relevante. Nogle e-mails er standardmeddelelser fra f.eks. CRM- eller CMS-systemer. Andre beskeder videresendes automatisk fra virksomhedens intranet. Du kan også tænke på "sjove" e-mails fra kolleger. Og så er der de e-mails, der kræver et svar så hurtigt som muligt.
Uden de korrekte indstillinger vil alle disse e-mails blot blive vist i din indbakke. Det gør din indbakke til et stort rod, og du vil hele tiden have travlt med at åbne, slette eller flytte e-mails manuelt. Heldigvis kan dette gøres nemmere med følgende Outlook-tip!
I Microsoft Outlook er det muligt at oprette regler, så bestemte meddelelser flyttes til mapper, som du opretter. Klik først med højre museknap på en besked i din indbakke og vælg Regler > Opret regler.
Vælg derefter de krav, som reglerne skal opfylde. Modtager du f.eks. daglige e-mails om et møde? Så skal du sætte under Emnet indeholder "møde", hvorefter alle disse e-mails som standard flyttes til en bestemt mappe. Desuden kan e-mails fra bestemte afsendere (f.eks. intranet eller et CRM-system) også flyttes til en mappe. Eller vælg, at alle meddelelser, hvor du er i CC, som standard placeres i en mappe.
5. Opsætning af e-mail-skabelonen
Får du spørgsmål eller forespørgsler, som du kan besvare med det samme standardsvar hver dag eller uge? Så spilder du en masse værdifuld tid ved at skrive en ny besked hver gang. Ved hjælp af Outlook-skabeloner kan du hurtigt opsætte og sende en standardbesked.
Klik først på Ny e-mail i menuen Start i menuen Start. Indtast først hovedtekstdelen (dvs. standardteksten), og klik derefter på Fil > Gem som. I listen Gem som skal du vælge Outlook-skabelon. Skriv et navn til skabelonen, og klik derefter på Gem.
Du kan sende en skabelon via Nye emner > Flere emner > Vælg formular. Gå derefter til Vælg formular> Søg i> Brugerskabeloner i filsystemet. Vælg derefter den skabelon, som du vil bruge i mappen. Klik derefter på Åbn og tilføj adressaten i e-mailbeskeden. Du kan derefter sende meddelelsen.
6. Sikkerhedskopiering af Outlook
E-mails kan nogle gange være utroligt værdifulde for dig selv eller din organisation. Det sker jo ofte, at du "gemmer" vigtige filer i din mailboks og ikke gemmer dem på din computer eller en (ekstern) harddisk. Især i sådanne tilfælde er det næsten afgørende at tage regelmæssig backup af dine e-mails.
Du kan lave en sikkerhedskopi ved at gå til Filer > Åbn > Import/eksport. Vælg derefter indstillingen Eksporter til en fil, og klik på Næste. Vælg nu Outlook-datafil > Næste. Vælg navnet på den e-mail-konto, som du vil eksportere, og vælg Mulighed for at åbne undermapper.
Vælg den placering, hvor filen skal gemmes, og vælg OK for at udføre handlingen. Der tages derefter en sikkerhedskopi af din e-mail-konto. Bemærk: Afhængigt af mængden af e-mails og filer kan dette tage noget tid.
Arbejd hurtigere med Outlook 2019
Vi håber, at du takket være disse Microsoft Outlook-tips vil arbejde mere effektivt med dette populære e-mail-program. Vil du være sikker på at få de nyeste funktioner i Outlook? Så vælg en Udsigt 2019 eller Office 2019 licens. Du vil modtage en 100% original og ubrugt produktnøgle via e-mail inden for 5 minutter!