6 NUTTIGE TIPS VOOR MICROSOFT OUTLOOK
There is a good chance that you will use Microsoft Outlook during your work. This is because Outlook is one of the best and most popular e-mail applications in the world. The software is therefore used by many organizations worldwide. However, do you only use Outlook to send and receive e-mails? Then you don’t use the full potential! SoftwarseLicense4U is happy to give you 6 tips so that you can work faster and more efficiently thanks to Microsoft Outlook.
1. Sneltoetsen voor Outlook
Efficiënter werken in Outlook begint bij … de belangrijkste sneltoetsen kennen! Net als alle andere Microsoft-apps werk je in Outlook sneller dankzij snelkoppelingen. Deze toetscombinaties zijn handig voor veelgebruikte acties zoals het beantwoorden van een e-mail of het verzenden van een nieuw bericht.
Met de combinatie Alt + S kun je snel een e-mailbericht versturen, met de toetsencombinatie Alt + R reageer je op alle personen in de ontvangslijst. En met de combinatie Ctrl + R kun je snel reageren op een e-mail die je al hebt ontvangen.
2. Maak een handtekening
Verstuurt u dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails? Dan is de kans groot dat je regelmatig onder elk Outlook-bericht een handtekening moet zetten. Voorbeeld:
"Eerlijk,
Tom Thomson
CEO – Thomson Trucks “
U hoeft deze tekst niet steeds opnieuw te typen. Met behulp van een Outlook-handtekening wordt standaard uw persoonlijke, afsluitende tekst toegevoegd. Om een handtekening toe te voegen, opent u eerst een nieuw e-mailbericht. Klik vervolgens op Bericht > Handtekening > Handtekeningen.
Selecteer de handtekening die u wilt maken of bewerken. Selecteer Nieuw en bedenk een naam voor de handtekening. Klik vervolgens op Handtekening bewerken en maak je persoonlijke handtekening aan. Druk op OK.
Ga nu naar Standaardhandtekening kiezen. Selecteer het e-mailadres en kies de standaardhandtekening die u wilt toevoegen. Selecteer onder Nieuwe berichten en Beantwoorden en doorgestuurde berichten of de handtekening altijd moet worden toegevoegd. Klik op OK om uw Outlook-handtekening op te slaan.
3. Plan een e-mailbericht in
Soms is het handig om op een later moment een e-mailbericht te versturen. Bijvoorbeeld omdat het bericht op iemands verjaardag verstuurd moet worden of omdat er een bepaalde deadline is. De volgende Microsoft Outlook-tip maakt het gemakkelijk om berichten in te plannen.
Begin eerst met het opstellen van een e-mailbericht. Klik vervolgens op Tags > Meer opties. Onder Afleveropties vindt u het vak Niet eerder afleveren. Voer de gewenste afleverdatum en de gewenste aflevertijd van het e-mailbericht in. Klik vervolgens op Sluiten.
Wanneer u op Verzenden klikt, wordt het bericht pas verzonden op het door u ingestelde tijdstip. Tot die tijd blijft het bericht in de Outbox staan.
4. Gebruik automatische regels
Tijdens je werk ontvang je een breed scala aan e-mailberichten. En helaas zijn niet alle berichten even relevant. Sommige e-mails zijn standaardberichten uit bijvoorbeeld CRM- of CMS-systemen. Andere berichten worden automatisch doorgestuurd vanaf het bedrijfsintranet. Je kunt ook denken aan 'grappige' e-mails van collega's. En dan zijn er nog de e-mails die zo snel mogelijk beantwoord moeten worden.
Zonder de juiste instellingen verschijnen al deze e-mails gewoon in je inbox. Hierdoor wordt je inbox een grote puinhoop en ben je continu bezig met het handmatig openen, verwijderen of verplaatsen van e-mails. Gelukkig kan dit makkelijker met de volgende Outlook-tip!
In Microsoft Outlook is het mogelijk om regels aan te maken, zodat specifieke berichten worden verplaatst naar door u aangemaakte mappen. Klik eerst met de rechtermuisknop op een bericht in uw inbox en selecteer Regels > Regels maken.
Kies vervolgens de vereisten waaraan de regels moeten voldoen. Ontvang je bijvoorbeeld dagelijks e-mails van een vergadering? Zet dan onder Onderwerp “vergadering”, waarna al deze e-mails standaard naar een opgegeven map worden verplaatst. Daarnaast kunnen e-mails van specifieke afzenders (bijvoorbeeld intranet of een CRM-systeem) ook naar een map worden verplaatst. Of selecteer dat alle berichten waarbij je in de CC staat standaard in een map worden geplaatst.
5. Stel het e-mailsjabloon in
Krijg je vragen of verzoeken die je elke dag of week met hetzelfde standaard antwoord kunt beantwoorden? Dan verspil je veel kostbare tijd door telkens een nieuw bericht te typen. Met behulp van Outlook-templates kun je snel een standaard bericht opzetten en versturen.
Klik in het menu Start eerst op Nieuwe e-mail. Voer eerst het hoofdtekstgedeelte in (dwz: de standaardtekst) en klik vervolgens op Bestand > Opslaan als. Selecteer Outlook-sjabloon in de lijst Opslaan als. Typ een naam voor de sjabloon en klik vervolgens op Opslaan.
Via Nieuwe artikelen > Meer artikelen > Formulier kiezen kunt u een sjabloon versturen. Ga dan naar Formulier kiezen> Zoeken in> Gebruikerssjablonen in bestandssysteem. Selecteer vervolgens de sjabloon die u in de map wilt gebruiken. Klik vervolgens op Openen en voeg de geadresseerde toe aan het e-mailbericht. Vervolgens kunt u het bericht verzenden.
6. Maak een back-up van Outlook
E-mailberichten kunnen soms ontzettend waardevol zijn voor uzelf of uw organisatie. Het komt immers vaak voor dat je belangrijke bestanden ‘opslaat’ in je mailbox, en niet op je computer of een (externe) harde schijf. Vooral in dergelijke gevallen is het bijna essentieel om regelmatig een back-up van uw e-mails te maken.
Ga naar Bestand > Openen > Importeren/exporteren om een back-up te maken. Kies vervolgens de optie Exporteren naar een bestand en klik op Volgende. Kies nu Outlook-gegevensbestand > Volgende. Selecteer de naam van het e-mailaccount dat u wilt exporteren en selecteer de optie Open submappen.
Selecteer de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen en kies OK om de actie uit te voeren. Er wordt dan een back-up gemaakt van uw e-mailaccount. Let op: afhankelijk van de hoeveelheid aanwezige e-mails en bestanden kan dit even duren.
Werk sneller met Outlook 2019
We hopen dat je dankzij deze Microsoft Outlook-tips efficiënter kunt werken met deze populaire e-mailtoepassing. Wil je verzekerd zijn van de nieuwste functionaliteiten binnen Outlook? Kies dan een Vooruitzicht 2019 of Kantoor 2019 licentie. U ontvangt binnen 5 minuten een originele en ongebruikte productcode 100% via e-mail!
Klaar voor een upgrade?
Koop echte licenties met onmiddellijke levering en levenslange ondersteuning.