6 NUTTIGE TIPS VOOR MICROSOFT OUTLOOK

De kans is groot dat je tijdens je werk Microsoft Outlook gebruikt. Dit komt omdat Outlook een van de beste en meest populaire e-mailtoepassingen ter wereld is. De software wordt dan ook door veel organisaties wereldwijd gebruikt. Gebruik je Outlook echter alleen om e-mails te versturen en te ontvangen? Dan benut je niet het volledige potentieel! SoftwarseLicense4U geeft je graag 6 tips zodat je dankzij Microsoft Outlook sneller en efficiënter kunt werken.

1. Sneltoetsen voor Outlook

Efficiënter werken in Outlook begint bij … de belangrijkste sneltoetsen kennen! Net als alle andere Microsoft-apps werk je in Outlook sneller dankzij snelkoppelingen. Deze toetscombinaties zijn handig voor veelgebruikte acties zoals het beantwoorden van een e-mail of het verzenden van een nieuw bericht.

Met de Alt+S combinatie kun je snel een e-mailbericht versturen, met de Alt+R toetsencombinatie reageert u op alle personen in de ontvangstlijst. En je kunt de combinatie gebruiken Ctrl+R om snel te reageren op een e-mail die je al hebt ontvangen.

2. Maak een handtekening

Verstuurt u dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails? Dan is de kans groot dat je regelmatig onder elk Outlook-bericht een handtekening moet zetten. Voorbeeld:

"Eerlijk,

Tom Thomson

CEO – Thomson Trucks “

U hoeft deze tekst niet steeds opnieuw te typen. Met behulp van een Outlook-handtekening wordt standaard uw persoonlijke, afsluitende tekst toegevoegd. Om een handtekening toe te voegen, opent u eerst een nieuw e-mailbericht. Klik vervolgens op Bericht > Handtekening > Handtekeningen.

Selecteer de handtekening die u wilt maken of bewerken. Selecteer Nieuw en bedenk een naam voor de handtekening. Klik vervolgens op Handtekening bewerken en maak je persoonlijke handtekening aan. Druk op OK.

Ga nu naar Standaardhandtekening kiezen. Selecteer het e-mailadres en kies de standaardhandtekening die u wilt toevoegen. Selecteer onder Nieuwe berichten en Beantwoorden en doorgestuurde berichten of de handtekening altijd moet worden toegevoegd. Klik op OK om uw Outlook-handtekening op te slaan.

3. Plan een e-mailbericht in

Soms is het handig om op een later moment een e-mailbericht te versturen. Bijvoorbeeld omdat het bericht op iemands verjaardag verstuurd moet worden of omdat er een bepaalde deadline is. De volgende Microsoft Outlook-tip maakt het gemakkelijk om berichten in te plannen.

Begin eerst met het opstellen van een e-mailbericht. Klik vervolgens op Tags > Meer opties. Onder Bezorgopties vind je de Niet eerder leveren doos. Vul de gewenste afleverdatum en het gewenste aflevertijdstip van het e-mailbericht in. Klik vervolgens op Sluiten.

Wanneer u op Verzenden klikt, wordt het bericht pas verzonden op het door u ingestelde tijdstip. Tot die tijd blijft het bericht in de Outbox staan.

4. Gebruik automatische regels

Tijdens je werk ontvang je een breed scala aan e-mailberichten. En helaas zijn niet alle berichten even relevant. Sommige e-mails zijn standaardberichten uit bijvoorbeeld CRM- of CMS-systemen. Andere berichten worden automatisch doorgestuurd vanaf het bedrijfsintranet. Je kunt ook denken aan 'grappige' e-mails van collega's. En dan zijn er nog de e-mails die zo snel mogelijk beantwoord moeten worden.

Zonder de juiste instellingen verschijnen al deze e-mails gewoon in je inbox. Hierdoor wordt je inbox een grote puinhoop en ben je continu bezig met het handmatig openen, verwijderen of verplaatsen van e-mails. Gelukkig kan dit makkelijker met de volgende Outlook-tip!

In Microsoft Outlook is het mogelijk om regels aan te maken, zodat specifieke berichten worden verplaatst naar door u aangemaakte mappen. Klik eerst met de rechtermuisknop op een bericht in uw inbox en selecteer Regels > Regels maken.

Kies vervolgens de eisen waaraan de regels moeten voldoen. Ontvangt u bijvoorbeeld dagelijks e-mails van een vergadering? Dan onder zetten Onderwerp bevat “meeting”, waarna al deze e-mails standaard naar een opgegeven map worden verplaatst. Daarnaast kunnen ook e-mails van specifieke afzenders (bijvoorbeeld intranet of een CRM-systeem) naar een map worden verplaatst. Of selecteer dat alle berichten waar je in de CC staat standaard in een map worden geplaatst.

5. Stel het e-mailsjabloon in

Krijg je vragen of verzoeken die je elke dag of week met hetzelfde standaard antwoord kunt beantwoorden? Dan verspil je veel kostbare tijd door telkens een nieuw bericht te typen. Met behulp van Outlook-templates kun je snel een standaard bericht opzetten en versturen.

Klik in het menu Start eerst op Nieuwe e-mail. Voer eerst het hoofdtekstgedeelte in (dwz: de standaardtekst) en klik vervolgens op Bestand > Opslaan als. Selecteer Outlook-sjabloon in de lijst Opslaan als. Typ een naam voor de sjabloon en klik vervolgens op Opslaan.

Via Nieuwe artikelen > Meer artikelen > Formulier kiezen kunt u een sjabloon versturen. Ga dan naar Formulier kiezen> Zoeken in> Gebruikerssjablonen in bestandssysteem. Selecteer vervolgens de sjabloon die u in de map wilt gebruiken. Klik vervolgens op Openen en voeg de geadresseerde toe aan het e-mailbericht. Vervolgens kunt u het bericht verzenden.

6. Maak een back-up van Outlook

E-mailberichten kunnen soms ontzettend waardevol zijn voor uzelf of uw organisatie. Het komt immers vaak voor dat je belangrijke bestanden ‘opslaat’ in je mailbox, en niet op je computer of een (externe) harde schijf. Vooral in dergelijke gevallen is het bijna essentieel om regelmatig een back-up van uw e-mails te maken.

Ga naar Bestand > Openen > Importeren/exporteren om een back-up te maken. Kies vervolgens de optie Exporteren naar een bestand en klik op Volgende. Kies nu Outlook-gegevensbestand > Volgende. Selecteer de naam van het e-mailaccount dat u wilt exporteren en selecteer de optie Open submappen.

Selecteer de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen en kies OK om de actie uit te voeren. Er wordt dan een back-up gemaakt van uw e-mailaccount. Let op: afhankelijk van de hoeveelheid aanwezige e-mails en bestanden kan dit even duren.

Werk sneller met Outlook 2019

We hopen dat je dankzij deze Microsoft Outlook-tips efficiënter kunt werken met deze populaire e-mailtoepassing. Wil je verzekerd zijn van de nieuwste functionaliteiten binnen Outlook? Kies dan een Vooruitzicht 2019 of Kantoor 2019 licentie. U ontvangt binnen 5 minuten een originele en ongebruikte productcode 100% via e-mail!