6 HYÖDYLLISTÄ VINKKIÄ MICROSOFT OUTLOOKIIN

On hyvin mahdollista, että käytät Microsoft Outlookia työsi aikana. Tämä johtuu siitä, että Outlook on yksi maailman parhaista ja suosituimmista sähköpostisovelluksista. Siksi monet organisaatiot ympäri maailmaa käyttävät ohjelmistoa. Käytätkö Outlookia kuitenkin vain sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen? Silloin et käytä kaikkia mahdollisuuksiaan! SoftwarseLicense4U antaa sinulle mielellään 6 vinkkiä, jotta voit työskennellä nopeammin ja tehokkaammin Microsoft Outlookin ansiosta.

1. Outlookin pikanäppäimet

Tehokkaampi työskentely Outlookissa alkaa ... tuntemalla tärkeimmät pikanäppäimet! Kuten kaikissa muissakin Microsoftin sovelluksissa, voit työskennellä Outlookissa nopeammin pikanäppäinten avulla. Nämä näppäinyhdistelmät ovat hyödyllisiä usein käytetyissä toiminnoissa, kuten sähköpostiin vastaamisessa tai uuden viestin lähettämisessä.

Kun Alt + S yhdistelmällä voit nopeasti lähettää sähköpostiviestin, jossa on painike Alt + R näppäinyhdistelmällä vastaat kaikille vastaanottajaluettelossa oleville henkilöille. Ja voit käyttää yhdistelmää Ctrl + R vastata nopeasti jo saamaasi sähköpostiin.

2. Luo allekirjoitus

Lähetätkö päivittäin kymmeniä tai jopa satoja sähköpostiviestejä? Silloin on hyvin mahdollista, että sinun on säännöllisesti laitettava allekirjoitus jokaisen Outlook-viestin alle. Esimerkki:

"Ystävällisin terveisin,

Tom Thomson

Toimitusjohtaja - Thomson Trucks "

Sinun ei tarvitse kirjoittaa tätä tekstiä jatkuvasti uudelleen. Outlook-allekirjoituksen avulla henkilökohtainen lopputekstisi lisätään oletusarvoisesti. Jos haluat lisätä allekirjoituksen, avaa ensin uusi sähköpostiviesti. Valitse sitten Viesti > Allekirjoitus > Allekirjoitukset.

Valitse allekirjoitus, jonka haluat luoda tai muokata. Valitse Uusi ja mieti allekirjoitukselle nimi. Valitse sitten Muokkaa allekirjoitusta ja luo henkilökohtainen allekirjoituksesi. Paina OK.

Siirry nyt kohtaan Valitse vakiomuotoinen allekirjoitus. Valitse sähköpostiosoite ja valitse lisättävä vakiomuotoinen allekirjoitus. Valitse kohdassa Uudet viestit ja Vastaus- ja välitetyt viestit, lisätäänkö allekirjoitus aina. Tallenna Outlook-allekirjoitus napsauttamalla OK.

3. Aikatauluta sähköpostiviesti

Joskus on hyödyllistä lähettää sähköpostiviesti myöhemmin. Esimerkiksi siksi, että viesti on lähetettävä jonkun syntymäpäivänä tai koska on olemassa tietty määräaika. Seuraava Microsoft Outlookin vinkki helpottaa viestien ajoittamista.

Aloita ensin sähköpostiviestin laatiminen. Valitse sitten Tunnisteet > Lisää vaihtoehtoja. Toimitusasetukset-kohdasta löydät Älä toimita ennen laatikko. Kirjoita sähköpostiviestin haluttu toimituspäivä ja haluttu toimitusaika. Napsauta sitten Sulje.

Kun napsautat Lähetä-painiketta, viesti lähetetään vain asettamaasi aikaan. Siihen asti viesti pysyy Lähtevät-kansiossa.

4. Käytä automaattisia sääntöjä

Saat monenlaisia sähköpostiviestejä töissä ollessasi. Valitettavasti kaikki viestit eivät ole yhtä merkityksellisiä. Jotkin sähköpostiviestit ovat vakioviestejä esimerkiksi CRM- tai CMS-järjestelmistä. Toiset viestit välitetään automaattisesti yrityksen intranetistä. Voit myös ajatella "hauskoja" sähköpostiviestejä kollegoilta. Ja sitten on vielä sähköpostiviestejä, joihin on vastattava mahdollisimman pian.

Ilman oikeita asetuksia kaikki nämä sähköpostiviestit vain ilmestyvät postilaatikkoosi. Tämä tekee postilaatikostasi suuren sotkun, ja sinulla on jatkuvasti kiire avata, poistaa tai siirtää sähköposteja manuaalisesti. Onneksi tämä voidaan tehdä helpommin seuraavan Outlook-vinkin avulla!

Microsoft Outlookissa on mahdollista luoda sääntöjä, joiden avulla tietyt viestit siirretään luomiisi kansioihin. Napsauta ensin hiiren oikealla painikkeella Saapuneet-kansiossa olevaa viestiä ja valitse Säännöt > Luo sääntöjä.

Valitse sitten vaatimukset, jotka sääntöjen on täytettävä. Saatko esimerkiksi päivittäin sähköpostiviestejä kokouksesta? Laita sitten kohtaan Aihe sisältää "kokous", jonka jälkeen kaikki nämä sähköpostit siirretään oletusarvoisesti tiettyyn kansioon. Lisäksi tietyiltä lähettäjiltä (esim. intranet tai CRM-järjestelmä) tulevat sähköpostit voidaan myös siirtää kansioon. Tai valitse, että kaikki viestit, joissa olet CC:ssä, sijoitetaan oletusarvoisesti kansioon.

5. Määritä sähköpostimalli

Saatko kysymyksiä tai pyyntöjä, joihin voit vastata samalla vakiovastauksella joka päivä tai viikko? Silloin tuhlaat paljon arvokasta aikaa kirjoittamalla joka kerta uuden viestin. Outlook-mallien avulla voit nopeasti laatia ja lähettää vakioviestin.

Napsauta Käynnistä-valikossa ensin Uusi sähköposti. Kirjoita ensin päätekstiosio (eli vakioteksti) ja napsauta sitten Tiedosto > Tallenna nimellä. Valitse Tallenna nimellä -luettelosta Outlook-malli. Kirjoita mallille nimi ja napsauta sitten Tallenna.

Voit lähettää mallin valitsemalla Uudet kohteet > Lisää kohteita > Valitse lomake. Siirry sitten kohtaan Valitse lomake> Etsi sisään> Käyttäjän mallit tiedostojärjestelmässä. Valitse sitten kansiosta haluamasi malli. Napsauta sitten Avaa ja lisää vastaanottaja sähköpostiviestiin. Tämän jälkeen voit lähettää viestin.

6. Varmuuskopioi Outlook

Sähköpostiviestit voivat joskus olla uskomattoman arvokkaita itsellesi tai organisaatiollesi. Loppujen lopuksi käy usein niin, että "tallennat" tärkeät tiedostot postilaatikkoosi, etkä tallenna niitä tietokoneellesi tai (ulkoiselle) kiintolevylle. Erityisesti tällaisissa tapauksissa on lähes välttämätöntä varmuuskopioida sähköpostiviestit säännöllisesti.

Voit tehdä varmuuskopion valitsemalla Tiedosto > Avaa > Tuo / Vie. Valitse sitten vaihtoehto Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava. Valitse nyt Outlookin datatiedosto > Seuraava. Valitse sen sähköpostitilin nimi, jonka haluat viedä, ja valitse Avaa alikansiot -vaihtoehto.

Valitse sijainti, johon tiedosto tallennetaan, ja suorita toimenpide valitsemalla OK. Tämän jälkeen sähköpostitilistäsi tehdään varmuuskopio. Huomautus: sähköpostien ja tiedostojen määrästä riippuen tämä voi kestää jonkin aikaa.

Työskentele nopeammin Outlookin kanssa 2019

Toivomme, että näiden Microsoft Outlook -vinkkien ansiosta voit työskennellä tehokkaammin tämän suositun sähköpostisovelluksen kanssa. Haluatko olla varma Outlookin uusimmista toiminnoista? Valitse sitten Näkymät 2019 tai Office 2019 lupa. Saat 100% alkuperäisen ja käyttämättömän tuoteavaimen sähköpostitse 5 minuutin kuluessa!