Experter diskuterar de 5 viktigaste funktionerna i Excel 2019

EXPERTER DISKUTERAR DE 5 VIKTIGASTE FUNKTIONERNA I EXCEL 2019

Excel 2019 är kanske det mest användbara programmet i Microsoft Office-paketet. Åtminstone om du vet hur du ska använda de viktigaste funktionerna. Vi har talat med tre olika Excel-experter som tillsammans har mer än 40 års erfarenhet av detta kalkylprogram. Enligt dem kan de flesta Excel-användare fortfarande ha nytta av några bra tips. Det här är 5 funktionaliteter som varje Excel 2019-"proffs" bör känna till enligt dem!

1. Kombinera celler med namn

Anta att du har två kolumner på ett Excel-arbetsblad. Kolumn A visar alla studenter som är registrerade efter förnamnen (till exempel) och kolumn B innehåller alla efternamn. Du vill sedan kombinera de båda kolumnerna med varandra, så att för- och efternamn visas i samma cell. Enligt våra Excel-experter är detta en av de mest användbara funktionerna i programmet, men många användare vet inte hur man utför denna åtgärd.

- Placera först markören i en tom cell (t.ex. C2).

- Använd formeln =A2&" "&B2 för att placera förnamnet och sedan efternamnet i den här cellen, med ett mellanslag mellan dem.

Föredrar du efternamn först och sedan förnamn? Använd då =B2&" "&A2

När du sätter ett kommatecken (eller annan symbol) mellan citattecken kommer det att visas mellan för- och efternamn.

- Tryck nu på Enter

Innehållet i de båda cellerna slås sedan samman. Det är naturligtvis också möjligt att kombinera celler som innehåller olika text. På så sätt kan du enkelt kombinera hela meningar, siffror eller andra data i en cell.

2. Lägg till flera rader samtidigt

Våra Excel-experter märker regelbundet att andra användare lägger till en rad i taget till sina Excel 2019 dokumentet, medan de vill lägga till flera rader samtidigt. De flesta vet trots allt att en rad läggs till med hjälp av höger musknapp eller tangentkombinationen "Ctrl & +". Men vet inte att du också kan lägga till flera rader på ett liknande sätt.

Välj först det antal rader som du vill lägga till på vänster sida av kalkylbladet. Väljer du till exempel ett block med 4 rader? Då lägger du till 4 rader samtidigt när du använder tangentkombinationen "Ctrl & +".

3. AutoSum-funktionen

De flesta Excel-användare gör de mest komplexa beräkningarna med detta program. Det är ett alternativ att skriva in dessa formler manuellt, men enligt våra experter kan det göras enklare och framför allt snabbare. Använd AutoSum-funktionen oftare!

Till att börja med väljer du ett område med siffror som du vill utföra en beräkning med. AutoSum kan sedan nås genom att navigera till "Formulas" i arbetsbladet. Tryck nu på summa-symbolen för att addera de valda siffrorna. Föredrar du att utföra en annan aritmetisk åtgärd? Genom att klicka på pilen under AutoSum kan du till exempel beräkna medelvärdet, bestämma den största och lägsta siffran eller bestämma antalet siffror inom arbetsområdet.

Excel-expert Thomas (kundansvarig): “Dessutom har jag ett annat användbart tips. Visste du att du med tangentkombinationen "Alt + =" kan lägga ihop alla markerade celler?"

4. Diagram, tabeller och diagram

Nästan alla som använder programmet nästan dagligen vet att det finns diagram i Excel 2019. Men våra Excel-experter märker regelbundet att fel tabeller eller diagram används med en datamängd. Om du vill lägga till ett diagram eller diagram väljer du först data och tillhörande beskrivningar. Klicka sedan på "Infoga". Nu kan du lägga till alla grafer och diagram som ingår i Excel-paketet. Vi lyfter fram de tre viktigaste för dig:

Stapeldiagram

Stapeldiagrammet används vanligtvis för att jämföra hur olika "objekt" presterar i förhållande till varandra. Till exempel vilka anställda som hade mest försäljning under en viss period. Eller om du vill jämföra vilken kanal i sociala medier som fick flest besökare i år.

Linjediagram

Med ett linjediagram kan du visa utvecklingen på ett tydligt sätt. Du kan till exempel enkelt visa hur försäljningssiffrorna varierar dagligen. Eller hur mycket pengar som fanns på personalföreningens sparkonto varje vecka. Särskilt när du vill visa tillväxten eller nedgången inom en viss period rekommenderas det att använda ett linjediagram.

cirkeldiagram

Cirkeldiagram är idealiska verktyg för att presentera ett förhållande eller en fördelning. Genom att använda relevant information kan du använda ett cirkeldiagram för att bland annat visa vilken teammedlem som genererade mest intäkter. Men ett cirkeldiagram kan också visa vilket alternativ som röstades fram mest av alla anställda. Ta alltid hänsyn till färgerna när du skapar ett cirkeldiagram. Annars blir skillnaden mellan komponenterna svår att se och diagrammet förlorar sin kraft.

Excel-expert Dave (Buyer): Som standard ger Excel ett antal förslag på grafer och diagram. Dessa är dock ofta inte det bästa valet. Du kan förresten anpassa varje tabell snabbt och enkelt genom att klicka på grafen med höger musknapp och välja "Grafstilar".

5. VLOOKUP

När vi frågade Excel-experterna om de bästa Excel-tipsen nämnde alla först VLOOKUP-funktionen. För den riktiga Excel-profilen som arbetar med stora datamängder är VLOOKUP en viktig funktion.

Tänk dig att du har en datamängd som innehåller alla uppgifter om tusentals anställda. I arbetsbladet finns information som förnamn, efternamn, anställningsnummer, födelsedatum, lön och dussintals andra uppgifter. Tänk dig nu att du bara vill veta vilket anställningsnummer en viss anställd har. Att manuellt söka alla uppgifter skulle då ta onödigt lång tid. VLOOKUP-funktionen är nästan alltid lösningen i sådana fall.

Formeln ser ut på följande sätt:

=VLOOKUP (sökvärde; tabellmatris; kolumnindexnummer; [ungefärligt])

Sökvärdet i det här fallet är tjänstemannens namn. Tabellmatrisen är det område inom vilket sökningen görs. Kolumnen index_number är det värde som du vill veta (anställningsnumret). Och tillvägagångssättet fungerar enligt principen sant/falsk.

Olika exempel och omfattande information om detta finns på webbplatsen stödsidor för Microsoft Office.

Kom igång med Excel 2019?

Använder du fortfarande en äldre version av Excel och vill dra nytta av alla de praktiska, nya funktionerna i Excel 2019? Välj då den 100% originallicenser från SoftwareLicense4U. Din produktkod skickas alltid via e-post inom 5 minuter. Vi är din pålitliga leverantör av Office-programvara, Windows-operativsystem och säkerhetsprogramvara 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan.