HANTERA FILER EFFEKTIVT I WINDOWS 10

Det är alltid irriterande om man inte kan hitta det man söker. Tar det alltid lång tid innan du hittar en fil på din Windows 10-dator? Eller har du ibland ingen aning om var du har sparat en viss fil? Då är det dags att hantera filer mer effektivt. Genom att spara dokument på rätt sätt och upprätthålla en logisk struktur sparar du mycket tid. Vill du aldrig mer förlora en fil, video eller ett foto på datorn? Följ då de här tipsen för att alltid ha överblick över filerna på din hårddisk.

Börja omedelbart

Det kan tyckas att det tar mycket tid och kraft att hantera datorfiler på ett effektivt sätt. När allt kommer omkring måste du komma fram till vissa regler för dig själv och du måste hålla dig till den struktur du har utformat. Det motsatta är sant. Om du inte omedelbart börjar upprätthålla en logisk struktur kan det bara orsaka fler problem i framtiden. För ju fler dokument du lagrar på ologiska ställen, desto större är risken att du inte längre kommer att kunna hitta dessa filer.

En korrekt mappstruktur

Vi har redan nämnt det: Det är viktigt att använda mappar om du vill ha en överblick över alla dina dokument. Det finns olika sätt att strukturera dina mappar. Till att börja med är det möjligt att spara filer per kategori. Tänk till exempel på dina semesterbilder. Du kan först skapa en mapp som heter "Semesterbilder". I denna ingår även mappar för resmål som "Spanien 2019", "Italien 2016", "Frankrike 2014" osv. Slutligen kan du skapa mappar för specifika städer som "Malaga", "Barcelona" och "Madrid".

Ett annat alternativ är att skapa mappar baserade på datum. I allmänhet rekommenderas inte detta, men i särskilda fall kan det vara användbart. Du kan till exempel behöva hålla dina dagliga rapporter organiserade. Eller tar du foton av ett objekt varje dag och vill du spara dem efter datum? Observera dock att du alltid måste söka efter datum och att mappnamnet inte säger mycket om innehållet.

Även om mappar är viktiga är det bättre att inte skapa för många nya mappar. Ta exemplet med semesterbilder till exempel. Här är den nedre kartan den stad som du besökte under resan (t.ex. Rom). Du kan sedan välja att skapa en mapp för varje attraktion eller måltid, till exempel. Men som du kanske redan har märkt, då blir allt väldigt specifikt. Det gör det svårare att hitta rätt semesterfoto.

En bra beskrivning

Genom att ge dina filer och mappar en korrekt beskrivning kan du också se till att du hittar filerna snabbare. Först och främst ska du se till att beskrivningen är meningsfull. Om du till exempel har en rapport om att arbeta mer effektivt på arbetsplatsen kan filnamnet vara "efficient-work-shop-floor.docx" Genom att använda relevanta nyckelord är det alltid tydligt vad dokumentet innehåller.

Se dessutom till att ge mappar och filer en kort beskrivning. Vi rekommenderar att du använder högst 4 ord. Dessutom är det bättre om översikten är konsekvent. Om du först använder "efficient-work-shop-floor.docx" och sedan "Training for Employees.docx" kommer detta inte att förbättra filernas sökbarhet.

Det sista tipset är att inte spara dubbla versioner av filer. Följande fenomen är förmodligen bekant för alla: "report_v1", "report_v2", "report_Final", "report_really_FINAL". Etc. etc. etc ... Förutom att beskrivningen är otydlig orsakar den också förvirring. Om det inte verkligen är nödvändigt att spara alla versioner är det lämpligt att endast spara den senaste versionen av en fil på din Windows 10-dator. På så sätt kan du hitta filen snabbare.

Visa ändring

När du har öppnat en mapp kan det ibland vara svårt att hitta det dokument du söker. Ett praktiskt alternativ är att ändra mappens "vy" så att du får en bättre överblick över mappens innehåll. Till att börja med öppnar du mappen och högerklickar sedan på en tom del av mappen. Välj sedan "Visa". Du kan sedan välja mellan flera olika alternativ.

Alternativet "Stora ikoner" visar till exempel en liten förhandsvisning av innehållet i foton och videor. Detta är perfekt om du snabbt letar efter ett specifikt foto. Tack vare funktionen "Lista" kan filerna sammanställas på ett kompakt sätt. Det här alternativet är användbart när du till exempel vill söka efter filnamn i en massiv mapp.

Arkivera alltid filer

Det sista tipset för att hantera filer effektivare i Windows 10 är att göra en säkerhetskopia i molnet. Tyvärr kan det alltid hända att en hårddisk kraschar. Oavsett hur väl dina filer är sorterade kan en krasch göra att du förlorar alla dina filer inom några sekunder. Som tur är finns det numera olika (gratis) molnprogram som Dropbox och Google Drive, där du kan spara dina filer. Om hårddisken på din Windows 10 datorn någonsin går sönder, så är dina filer fortfarande säkra. Naturligtvis är det också klokt att använda tipsen ovan för att hantera filerna effektivt.