6 CONSEJOS ÚTILES PARA MICROSOFT OUTLOOK

Es muy probable que utilice Microsoft Outlook durante su trabajo. Esto se debe a que Outlook es una de las mejores y más populares aplicaciones de correo electrónico del mundo. Por lo tanto, el software es utilizado por muchas organizaciones en todo el mundo. Sin embargo, ¿sólo utiliza Outlook para enviar y recibir correos electrónicos? Entonces no aprovecha todo su potencial. SoftwarseLicense4U se complace en ofrecerle 6 consejos para que pueda trabajar de forma más rápida y eficaz gracias a Microsoft Outlook.

1. Atajos de teclado de Outlook

Trabajar de forma más eficiente en Outlook empieza por... ¡conocer los atajos de teclado más importantes! Al igual que todas las demás aplicaciones de Microsoft, puedes trabajar más rápido en Outlook gracias a los atajos de teclado. Estas combinaciones de teclas son útiles para acciones de uso frecuente, como responder a un correo electrónico o enviar un nuevo mensaje.

Con la combinación Alt + S puedes enviar rápidamente un mensaje de correo electrónico, con la combinación Alt + R respondes a todas las personas de la lista de recepción. Y puedes utilizar la combinación Ctrl + R para responder rápidamente a un correo electrónico que ya hayas recibido.

2. Crear una firma

¿Envías docenas o incluso cientos de correos electrónicos cada día? Entonces es muy probable que tenga que poner regularmente una firma bajo cada mensaje de Outlook. Ejemplo:

"Sinceramente,

Tom Thomson

CEO - Thomson Trucks "

No tiene que volver a escribir constantemente este texto. Con la ayuda de una firma de Outlook, su texto personal de conclusión se añade por defecto. Para añadir una firma, abra primero un nuevo mensaje de correo electrónico. A continuación, haga clic en Mensaje > Firma > Firmas.

Seleccione la firma que desea crear o editar. Seleccione Nuevo y piense en un nombre para la firma. A continuación, haga clic en Editar firma y cree su firma personal. Pulsa OK.

Ahora vaya a Elegir firma estándar. Seleccione la dirección de correo electrónico y elija la firma estándar que desea añadir. En Nuevos mensajes y Respuesta y mensajes reenviados, seleccione si la firma debe añadirse siempre. Haz clic en Aceptar para guardar la firma de Outlook.

3. Programar un mensaje de correo electrónico

A veces es útil enviar un mensaje de correo electrónico en un momento posterior. Por ejemplo, porque el mensaje debe enviarse el día del cumpleaños de alguien o porque hay un plazo determinado. El siguiente consejo de Microsoft Outlook facilita la programación de mensajes.

En primer lugar, comience a redactar un mensaje de correo electrónico. A continuación, haga clic en Etiquetas > Más opciones. En Opciones de entrega encontrará la casilla No entregar antes de. Introduzca la fecha de entrega deseada y la hora de entrega deseada del mensaje de correo electrónico. A continuación, haga clic en Cerrar.

Cuando haga clic en Enviar, el mensaje sólo se enviará a la hora que haya establecido. Hasta entonces, el mensaje permanecerá en la bandeja de salida.

4. Utilizar reglas automáticas

En el trabajo recibirá una gran variedad de mensajes de correo electrónico. Y, por desgracia, no todos los mensajes son igual de relevantes. Algunos correos electrónicos son mensajes estándar de, por ejemplo, sistemas CRM o CMS. Otros mensajes se reenvían automáticamente desde la intranet de la empresa. También están los correos electrónicos "divertidos" de los compañeros. Y luego están los correos electrónicos que necesitan una respuesta lo antes posible.

Sin la configuración correcta, todos estos correos electrónicos simplemente aparecerán en tu bandeja de entrada. Esto hace que tu bandeja de entrada sea un gran lío y que estés constantemente ocupado abriendo, borrando o moviendo los correos manualmente. Afortunadamente, esto puede hacerse más fácilmente con el siguiente consejo de Outlook.

En Microsoft Outlook es posible crear reglas para que determinados mensajes se muevan a las carpetas que usted cree. Primero haga clic con el botón derecho del ratón en un mensaje de su bandeja de entrada y seleccione Reglas > Crear reglas.

A continuación, elija los requisitos que deben cumplir las normas. Por ejemplo, ¿recibe diariamente correos electrónicos de una reunión? Entonces ponga en Asunto contiene "reunión", después de lo cual todos estos e-mails se mueven a una carpeta especificada por defecto. Además, los correos electrónicos de remitentes específicos (por ejemplo, Intranet o un sistema CRM) también se pueden mover a una carpeta. También puede seleccionar que todos los mensajes en los que aparezca en la CC se coloquen en una carpeta por defecto.

5. Configurar la plantilla de correo electrónico

¿Recibes preguntas o solicitudes a las que puedes responder con la misma respuesta estándar todos los días o semanas? Entonces pierdes mucho tiempo valioso escribiendo un nuevo mensaje cada vez. Con la ayuda de las plantillas de Outlook puedes configurar y enviar rápidamente un mensaje estándar.

En el menú Inicio, primero haga clic en Nuevo correo electrónico. Primero introduzca la sección de texto principal (es decir, el texto estándar) y luego haga clic en Archivo > Guardar como. En la lista Guardar como, seleccione Plantilla de Outlook. Escriba un nombre para la plantilla y haga clic en Guardar.

Puede enviar una plantilla a través de Nuevos elementos > Más elementos > Elegir formulario. A continuación, vaya a Elegir formulario> Buscar en> Plantillas de usuario en el sistema de archivos. A continuación, seleccione la plantilla que desea utilizar en la carpeta. A continuación, haga clic en Abrir y añada el destinatario en el mensaje de correo electrónico. A continuación, puede enviar el mensaje.

6. Copia de seguridad de Outlook

Los mensajes de correo electrónico a veces pueden ser increíblemente valiosos para usted o su organización. Al fin y al cabo, a menudo sucede que usted "guarda" archivos importantes en su buzón de correo, y no los guarda en su ordenador o en un disco duro (externo). Especialmente en estos casos, es casi esencial hacer regularmente una copia de seguridad de sus correos electrónicos.

Para hacer una copia de seguridad, vaya a Archivo > Abrir > Importar / Exportar. A continuación, elija la opción Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente. Ahora elija Archivo de datos de Outlook > Siguiente. Seleccione el nombre de la cuenta de correo electrónico que desea exportar y seleccione la opción Abrir subcarpetas.

Seleccione la ubicación en la que se va a guardar el archivo y elija OK para realizar la acción. A continuación, se realiza una copia de seguridad de su cuenta de correo electrónico. Nota: dependiendo de la cantidad de correos electrónicos y archivos presentes, esto puede tomar algún tiempo.

Trabaja más rápido con Outlook 2019

Esperamos que gracias a estos consejos sobre Microsoft Outlook pueda trabajar de forma más eficiente con esta popular aplicación de correo electrónico. ¿Quieres asegurarte de las nuevas funcionalidades de Outlook? Entonces elija una Perspectivas 2019 o Oficina 2019 licencia. Recibirá una clave de producto 100% original y sin usar por correo electrónico en 5 minutos.