Experten diskutieren die 5 wichtigsten Funktionen von Excel 2019

EXPERTEN DISKUTIEREN DIE 5 WICHTIGSTEN EXCEL-FUNKTIONEN 2019

Excel 2019 is perhaps the most useful program within the Microsoft Office package. At least, if you know how to apply the most important functionalities. We spoke to three different Excel experts who together have more than 40 years of experience with this spreadsheet program. According to them, most Excel users can still use some good tips. These are 5 functionalities that every Excel 2019 “pro” should know according to them!

1. Kombinieren von Zellen mit Namen

Angenommen, Sie haben zwei Spalten in einem Excel-Arbeitsblatt. Spalte A enthält alle Schüler, die nach den Vornamen von (z. B.) angemeldet sind, und Spalte B enthält alle Nachnamen. Sie möchten nun beide Spalten miteinander kombinieren, so dass der Vor- und der Nachname in derselben Zelle erscheinen. Laut unseren Excel-Experten ist dies eine der nützlichsten Funktionen des Programms, aber viele Benutzer wissen nicht, wie sie diese Aktion durchführen können.

• First place the cursor in an empty cell (for example C2)

• Use the formula =A2&” “&B2 to place the first name and then the last name in this cell, with a space between them.

Sie bevorzugen zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen? Dann verwenden Sie =B2&" "&A2

Wenn Sie ein Komma (oder ein anderes Symbol) zwischen die Anführungszeichen setzen, erscheint es zwischen dem Vor- und dem Nachnamen.

• Now press Enter

Der Inhalt der beiden Zellen wird dann zusammengeführt. Es ist natürlich auch möglich, Zellen zu kombinieren, die einen anderen Text enthalten. Auf diese Weise können Sie leicht ganze Sätze, Zahlen oder andere Daten in einer Zelle kombinieren.

2. Mehrere Zeilen auf einmal hinzufügen

Unsere Excel-Experten stellen regelmäßig fest, dass andere Benutzer eine Zeile nach der anderen in ihre Excel 2019 Dokument, während sie mehrere Zeilen gleichzeitig hinzufügen wollen. Schließlich wissen die meisten Menschen, dass eine Zeile mit der rechten Maustaste oder der Tastenkombination "Strg & +" hinzugefügt wird. Sie wissen aber nicht, dass man auf ähnliche Weise auch mehrere Zeilen hinzufügen kann.

Wählen Sie zunächst die Anzahl der Zeilen aus, die Sie auf der linken Seite des Arbeitsblatts hinzufügen möchten. Wählen Sie zum Beispiel einen Block von 4 Zeilen? Dann fügen Sie 4 Zeilen gleichzeitig hinzu, wenn Sie die Tastenkombination "Strg & +" verwenden.

3. AutoSum-Funktion

Die meisten Excel-Benutzer führen die komplexesten Berechnungen mit diesem Programm durch. Es ist zwar möglich, diese Formeln manuell einzugeben, aber nach Meinung unserer Experten geht es einfacher und vor allem schneller. Nutzen Sie die AutoSum-Funktion öfter!

Wählen Sie zunächst einen Bereich mit Zahlen aus, mit denen Sie eine Berechnung durchführen möchten. AutoSum erreichen Sie dann, indem Sie im Arbeitsblatt zu "Formeln" navigieren. Drücken Sie nun auf das Summensymbol, um die ausgewählten Ziffern zu addieren. Möchten Sie lieber eine andere arithmetische Aktion durchführen? Indem Sie auf den Pfeil unter AutoSum klicken, können Sie zum Beispiel den Durchschnitt berechnen, die größte und kleinste Zahl ermitteln oder die Anzahl der Zahlen im Arbeitsbereich bestimmen.

Excel-Experte Thomas (Kundenbetreuer): “Außerdem habe ich einen weiteren nützlichen Tipp. Wussten Sie, dass Sie mit der Tastenkombination "Alt + =" alle markierten Zellen addieren?"

4. Diagramme, Tabellen und Schaubilder

Dass es in Excel 2019 Diagramme gibt, weiß fast jeder, der das Programm fast täglich nutzt. Unsere Excel-Experten stellen jedoch regelmäßig fest, dass die falschen Tabellen oder Diagramme mit einem Datensatz verwendet werden. Um ein Diagramm oder eine Tabelle hinzuzufügen, wählen Sie zunächst die Daten und die zugehörigen Beschreibungen aus. Dann klicken Sie auf "Einfügen". Nun können Sie alle Grafiken und Diagramme einfügen, die im Excel-Paket enthalten sind. Wir heben die drei wichtigsten für Sie hervor:

Balkendiagramm

Das Balkendiagramm wird in der Regel verwendet, um zu vergleichen, wie verschiedene "Elemente" im Verhältnis zueinander abschneiden. Zum Beispiel die Mitarbeiter, die in einem bestimmten Zeitraum die meisten Verkäufe getätigt haben. Oder wenn Sie vergleichen möchten, welcher Social-Media-Kanal in diesem Jahr die meisten Besucher gebracht hat.

Liniendiagramm

Mit einem Liniendiagramm können Sie den Fortschritt auf klare Weise darstellen. Sie können zum Beispiel leicht zeigen, wie die Verkaufszahlen täglich schwanken. Oder wie viel Geld jede Woche auf dem Sparkonto der Personalvertretung eingegangen ist. Vor allem, wenn Sie das Wachstum oder den Rückgang innerhalb eines bestimmten Zeitraums darstellen wollen, empfiehlt sich die Verwendung eines Liniendiagramms.

Kreisdiagramm

Tortendiagramme sind die idealen Werkzeuge, um ein Verhältnis oder eine Verteilung darzustellen. Durch die Verwendung relevanter Informationen können Sie mit einem Kreisdiagramm unter anderem zeigen, welches Teammitglied die meisten Einnahmen erzielt hat. Ein Tortendiagramm kann aber auch zeigen, welche Optionen von allen Mitarbeitern am meisten gewählt wurden. Achten Sie bei der Erstellung eines Kreisdiagramms immer auf die Farben. Andernfalls ist die Unterscheidung zwischen den Komponenten schwer zu erkennen und das Diagramm verliert seine Aussagekraft.

Excel-Experte Dave (Einkäufer): Excel bietet standardmäßig eine Reihe von Vorschlägen für Grafiken und Diagramme. Diese sind jedoch oft nicht die beste Wahl. Übrigens können Sie jede Tabelle schnell und einfach personalisieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm klicken und "Diagrammstile" auswählen.

5. VLOOKUP

Als wir die Excel-Experten nach den besten Excel-Tipps fragten, nannten sie alle als erstes die VLOOKUP-Funktion. Für den echten Excel-"Profi", der mit großen Datensätzen arbeitet, ist VLOOKUP eine unverzichtbare Funktion.

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Datensatz, der alle Daten von Tausenden von Mitarbeitern enthält. In dem Arbeitsblatt finden Sie Informationen wie Vorname, Nachname, Mitarbeiternummer, Geburtsdatum, Gehalt und Dutzende anderer Details. Und nun stellen Sie sich vor, dass Sie nur wissen wollen, wie die Mitarbeiternummer eines bestimmten Mitarbeiters lautet. Die manuelle Suche nach allen Daten würde dann unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. Die VLOOKUP-Funktion ist in solchen Fällen fast immer die Lösung.

Die Formel sieht wie folgt aus:

=VLOOKUP (Suchwert; Tabellenmatrix; Spaltenindex_ Nummer; [ungefähr])

Der Suchwert ist in diesem Fall der Name des Mitarbeiters. Die Tabellenmatrix ist der Bereich, in dem gesucht wird. Die Spalte index_number ist der Wert, den Sie wissen wollen (die Mitarbeiternummer). Und der Ansatz funktioniert nach dem Prinzip wahr/falsch.

Verschiedene Beispiele und ausführliche Informationen dazu finden Sie auf der Website Support-Seiten von Microsoft Office.

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