6 ANVÄNDBARA TIPS FÖR MICROSOFT OUTLOOK

Det finns en stor chans att du använder Microsoft Outlook i ditt arbete. Detta beror på att Outlook är ett av de bästa och mest populära e-postprogrammen i världen. Programvaran används därför av många organisationer världen över. Använder du dock Outlook endast för att skicka och ta emot e-post? Då utnyttjar du inte den fulla potentialen! SoftwarseLicense4U ger dig gärna 6 tips så att du kan arbeta snabbare och effektivare tack vare Microsoft Outlook.

1. Outlook-tangentbordsgenvägar

Att arbeta effektivare i Outlook börjar med att ... känna till de viktigaste tangentbordsgenvägarna! Precis som i alla andra Microsoft-program kan du arbeta snabbare i Outlook tack vare genvägar. Dessa tangentkombinationer är användbara för ofta använda åtgärder som att svara på ett e-postmeddelande eller skicka ett nytt meddelande.

Med tangentkombinationen Alt + S kan du snabbt skicka ett e-postmeddelande, med tangentkombinationen Alt + R svarar du alla personer i mottagningslistan. Och du kan använda kombinationen Ctrl + R för att snabbt svara på ett e-postmeddelande som du redan har tagit emot.

2. Skapa en signatur

Skickar du ut dussintals eller till och med hundratals e-postmeddelanden varje dag? Då finns det en god chans att du regelbundet måste sätta en signatur under varje Outlook-meddelande. Exempel:

"Med vänliga hälsningar,

Tom Thomson

VD - Thomson Trucks "

Du behöver inte skriva om texten hela tiden. Med hjälp av en Outlook-signatur läggs din personliga, avslutande text till som standard. Om du vill lägga till en signatur öppnar du först ett nytt e-postmeddelande. Klicka sedan på Meddelande > Signatur > Signaturer.

Välj den signatur som du vill skapa eller redigera. Välj Ny och välj ett namn för signaturen. Klicka sedan på Redigera signatur och skapa din personliga signatur. Tryck på OK.

Gå nu till Välj standardsignatur. Välj e-postadressen och välj den standardsignatur som du vill lägga till. Under Nya meddelanden och Svar och vidarebefordrade meddelanden väljer du om signaturen alltid ska läggas till. Klicka på OK för att spara din Outlook-signatur.

3. Schemalägga e-postmeddelande

Ibland är det bra att skicka ett e-postmeddelande vid ett senare tillfälle. Till exempel för att meddelandet måste skickas på någons födelsedag eller för att det finns en viss deadline. Följande tips i Microsoft Outlook gör det enkelt att schemalägga meddelanden.

Börja med att skriva ett e-postmeddelande. Klicka sedan på Taggar > Fler alternativ. Under Leveransalternativ hittar du rutan Leverera inte före. Ange önskat leveransdatum och önskad leveranstid för e-postmeddelandet. Klicka sedan på Stäng.

När du klickar på Skicka skickas meddelandet endast vid den tidpunkt som du har angett. Fram till dess ligger meddelandet kvar i utkorgen.

4. Använd automatiska regler

Du kommer att få en mängd olika e-postmeddelanden när du är på jobbet. Tyvärr är inte alla meddelanden lika relevanta. Vissa e-postmeddelanden är standardmeddelanden från till exempel CRM- eller CMS-system. Andra meddelanden vidarebefordras automatiskt från företagets intranät. Du kan också tänka på "roliga" e-postmeddelanden från kollegor. Och så finns det e-postmeddelanden som kräver ett svar så snart som möjligt.

Om du inte har rätt inställningar kommer alla dessa e-postmeddelanden att dyka upp i din inkorg. Detta gör din inkorg till en stor röra och du kommer ständigt att vara upptagen med att öppna, radera eller flytta e-postmeddelanden manuellt. Lyckligtvis kan detta göras enklare med följande Outlook-tips!

I Microsoft Outlook är det möjligt att skapa regler så att specifika meddelanden flyttas till mappar som du skapar. Klicka först med höger musknapp på ett meddelande i inkorgen och välj Regler > Skapa regler.

Välj sedan de krav som reglerna ska uppfylla. Får du t.ex. dagligen e-postmeddelanden om ett möte? Sätt då under Ämne innehåller "möte", varefter alla dessa e-postmeddelanden flyttas till en angiven mapp som standard. Dessutom kan e-postmeddelanden från specifika avsändare (t.ex. intranät eller ett CRM-system) också flyttas till en mapp. Eller välj att alla meddelanden där du står som CC ska placeras i en mapp som standard.

5. Konfigurera e-postmallen

Får du frågor eller förfrågningar som du kan besvara med samma standardsvar varje dag eller vecka? Då slösar du bort mycket värdefull tid genom att skriva ett nytt meddelande varje gång. Med hjälp av Outlook-mallar kan du snabbt upprätta och skicka ett standardmeddelande.

I Start-menyn klickar du först på Ny e-post. Skriv först in huvudtextavsnittet (dvs. standardtexten) och klicka sedan på File > Save As (Arkiv > Spara som). I listan Spara som väljer du Outlook-mall. Skriv ett namn på mallen och klicka sedan på Spara.

Du kan skicka en mall via Nya objekt > Fler objekt > Välj formulär. Gå sedan till Välj formulär> Sök i> Användarmallar i filsystemet. Välj sedan den mall som du vill använda i mappen. Klicka sedan på Öppna och lägg till adressaten i e-postmeddelandet. Du kan sedan skicka meddelandet.

6. Säkerhetskopiera Outlook

E-postmeddelanden kan ibland vara otroligt värdefulla för dig själv eller din organisation. Det händer ju ofta att du "sparar" viktiga filer i din brevlåda och inte sparar dem på din dator eller en (extern) hårddisk. Särskilt i sådana fall är det nästan nödvändigt att regelbundet säkerhetskopiera dina e-postmeddelanden.

För att göra en säkerhetskopia går du till Arkiv > Öppna > Importera/exportera. Välj sedan alternativet Exportera till en fil och klicka på Nästa. Välj nu Outlook-datafil > Nästa. Välj namnet på det e-postkonto som du vill exportera och välj alternativet Öppna undermappar.

Välj den plats där filen ska sparas och välj OK för att utföra åtgärden. En säkerhetskopia görs då av ditt e-postkonto. Observera: Beroende på hur mycket e-post och filer som finns kan detta ta en viss tid.

Arbeta snabbare med Outlook 2019

Vi hoppas att du tack vare dessa Microsoft Outlook-tips kommer att arbeta effektivare med detta populära e-postprogram. Vill du vara säker på de nyaste funktionerna i Outlook? Välj då en Utsikter 2019 eller . Kontor 2019 licens. Du får en 100% original och oanvänd produktnyckel via e-post inom 5 minuter!